作業日報のテンプレートリフォーム現場のエクセルとフォーム

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この記事は、社員が1〜20人ほどのリフォーム会社や工務店の社長と現場担当の方に向けて、現場の作業日報のテンプレートの作り方を書きます。日報の時刻を勤務の時間として扱うかどうかのような、働き方の決まりは扱いません。そこは専門家に確かめてください。工程の組み方は工程表の記事に、写真は工事写真台帳の記事に、工事ごとの粗利は工事台帳の記事に、見積書は見積書の記事に、お客様ごとの流れは顧客台帳の記事に書いたので、ここでは繰り返さず、受け渡しの所だけ書きます。

作業日報は、1日1工事1行の一覧から、印刷と集計を作る

作業日報を、日ごとに1枚の紙やシートで作ると、書くのは楽でも、後から数えられません。工事ごとに何日作業したか、何人工かかったか、出し忘れた日はないかを見るたびに、1枚ずつめくることになります。日報は1日1工事を1行にした一覧で持ち、紙の形はそこから式で作ります。

ファイルは会社に1つです。工程表は工事ごとに1ファイルでしたが、日報は全部の工事を横に並べて数えるのが目的なので、1つにまとめます。ファイルの名前は 作業日報_2026.xlsx のように年で分けると、行が増えすぎずに済みます。

1日1工事を1行にするのは、数える単位をそろえるためです。1日に2つの現場へ行った人は、2つの工事の行にそれぞれ書きます。同じ工事の同じ日に2人が別々に書くと、作業した日が2日と数えられるので、その日の記入者を1人に決めます。同じ日に工程が2つ進んだときは、1行の中に両方を書きます。

作業日報のテンプレートの項目は18列

日報のシートは、1行に1日1工事を書きます。列の順は、後で作るGoogleフォームの質問の順と同じにしています。フォームの回答は、A列に記入日時が入り、B列から質問の順に並ぶ形を前提にしています。

C列の工事は、工事番号と現場の呼び方を _ でつないだ名前から選びます。番号だけより、現場の担当が選び間違えにくいからです。確認のシートで、この名前から工事番号を引き直して数えます。Excelで入れるときは、R26-018 のように番号だけを入れても数えられます。

I列とK列の人工は、1人が1日働いたら1、半日なら0.5です。何時間から1人工と数えるか、現場担当の見回りを人工に入れるかは、会社で決めて、工事台帳の手間の行と同じ決まりにそろえます。F列とG列の時刻は現場の作業の始まりと終わりで、1人ずつの時刻ではありません。

O列の撮った場面は、工事写真台帳の記事の12の場面（01 現地調査 から 12 引き渡し）の番号と名前で書きます。日報に書いた場面は、その日か翌日に写真台帳の「写真一覧」のシートへ1枚ずつ入れます。撮る場面のシートのH列の判定は、写真一覧を数えたG列の枚数から出しているので、日報に書いただけでは「済」になりません。

P列とQ列を分けるのが、この表の芯です。同じ欄に書くと、施主に渡すときに社内の言葉を消す作業が毎回要ります。P列には協力業者とのやりとり、手直し、材料の不足を、Q列には施主が読んで分かる言葉で、その日の作業と、音や水が使えない時間、お願いを書きます。

L列の工程の番号は、工程表の記事の工程のシートのA列の番号です。日報に書いた工程が終わったら、工程表のK列の状態を 完了 にします。工程表の判定の「遅れ」は、状態を直し忘れているだけのことも多いので、日報を見ながら直します。

Excelで作業日報を作る手順は、8つ

エクセル（Excel）で作業日報を作るときは、最初に8枚のシートを名前だけ作ります。式が別のシートの名前を指すので、先にそろえておきます。ここの式は表計算のライブラリで試したもので、ExcelとGoogleスプレッドシートの実物では未実行です。試した範囲は「動かして確かめた結果」の節に書きます。式ではシート名を '日報'! のように引用符で囲んでいます。

手順1. シートを8枚、名前だけ先に作る

「設定」「工事」「日報」「確認」「工程の写し」「漏れ」「印刷」「施主へ」の8枚を作ります。名前は1文字でも違うと式がエラーになるので、この記事のとおりにします。

手順2. 設定のシートに、今日と休みを入れる

A列に項目の名前、B列に値を入れます。D列とE列は休む日の一覧です。

休む日の一覧には、全部の現場が休む日だけを入れます。マンションの設備点検の日や雨の日のように、1つの現場だけが止まる日は入れません。その日は、日報に状態を 休工 にした1行を書きます。ここに入れると、ほかの現場の出し忘れまで見えなくなるからです。

手順3. 工事のシートに、工事の一覧と集計の式を入れる

1行目に見出しを入れ、2行目から1工事を1行で書きます。A列からC列は手で入れ、D列からM列は式です。

D2からM2に次の式を入れ、工事が入る見込みより多めに下へコピーします。この記事では51行目まで、50件分にしました。

D2（選ぶ名前）
=IF(A2="","",A2&"_"&C2)

E2（予定の着工）
=IF(A2="","",IF(COUNTIF('工程の写し'!$A:$A,A2)=0,"",MINIFS('工程の写し'!$G:$G,'工程の写し'!$A:$A,A2)))

F2（予定の完了）
=IF(E2="","",MAXIFS('工程の写し'!$H:$H,'工程の写し'!$A:$A,A2))

G2（予定の作業日）
=IF(E2="","",NETWORKDAYS.INTL(E2,F2,'設定'!$B$2,'設定'!$D$2:$D$40))

H2（予定の作業日（昨日まで））
=IF(E2="","",IF(E2>='設定'!$B$1,0,NETWORKDAYS.INTL(E2,MIN(F2,'設定'!$B$1-1),'設定'!$B$2,'設定'!$D$2:$D$40)))

I2（作業した日（昨日まで））
=IF(A2="","",COUNTIFS('確認'!$B:$B,A2,'確認'!$D:$D,"作業",'確認'!$A:$A,"<"&'設定'!$B$1))

J2（休工の日（昨日まで））
=IF(A2="","",COUNTIFS('確認'!$B:$B,A2,'確認'!$D:$D,"休工",'確認'!$A:$A,"<"&'設定'!$B$1))

K2（自社の人工）
=IF(A2="","",SUMIFS('確認'!$E:$E,'確認'!$B:$B,A2))

L2（協力業者の人工）
=IF(A2="","",SUMIFS('確認'!$F:$F,'確認'!$B:$B,A2))

M2（要確認の日報）
=IF(A2="","",SUMIFS('確認'!$I:$I,'確認'!$B:$B,A2))

E2とF2は、工程表から貼った行のうち、その工事の最初の開始日と最後の終了日です。MINIFS と MAXIFS は、Microsoftのヘルプでは Excel 2019 以降と Microsoft 365 で使える関数です。工程の写しにその工事の行がないときは、E列からH列は空になります。

G2は、着工から完了の予定までの作業日の数で、工程表の記事の設定のB7（作業日の数）と同じ数え方です。ただし、ここでは全部の現場が休む日だけを除くので、1つの現場だけの休工日がある工事では、その日数だけ工程表のB7より多くなります。H2は、そのうち昨日までの日数です。今日の分は、夕方に日報が入るまで数えません。

I2とJ2は、昨日までの日付の日報を状態ごとに数えます。K2とL2は、日付にかかわらず、その工事の人工をすべて足します。M2は、確認のシートで何か言葉が出ている日報の数です。0でなければ、確認のシートでその工事の行を見ます。

手順4. 日報のシートに、見出しとリストを付ける

1行目に、前の節の18列の見出しを入れます。2行目から1日1工事を1行で書きます。式は入れません。

C列には、「データ」の「データの入力規則」で、工事のシートの $D$2:$D$51 をリストにします。E列には 作業,休工 のリストを付けます。B列は日付、F列とG列は時刻の表示形式にします。I列とK列は数だけを入れます。

日報のシートは、下へ行を足すだけにします。並べ替えや行の削除はしません。印刷のシートの「日報の行」の番号と、施主へのシートの並びが変わるからです。間違えた行は消さず、内容を直します。

手順5. 確認のシートに、日報と同じ行の式を入れる

確認のシートは、日報の同じ行を読み、集計に使う形にそろえ、入力の誤りを出します。1行目に見出し（日付、工事番号、キー、状態、自社の人工、協力業者の人工、施主へ、確認、要確認）を入れ、2行目に次の式を入れて、日報が入る見込みより多めに下へコピーします。1年分なら、現場の数×作業日の数より多く取ります。

A2（日付）
=IF(OR(INDEX('日報'!$C:$C,ROW())="",INDEX('日報'!$B:$B,ROW())=""),"",INDEX('日報'!$B:$B,ROW()))

B2（工事番号）
=IF(INDEX('日報'!$C:$C,ROW())="","",IFERROR(INDEX('工事'!$A:$A,MATCH(INDEX('日報'!$C:$C,ROW()),'工事'!$D:$D,0)),INDEX('日報'!$C:$C,ROW())&""))

C2（キー）
=IF(OR(B2="",NOT(ISNUMBER(A2))),"",A2&"_"&B2)

D2（状態）
=IF(B2="","",INDEX('日報'!$E:$E,ROW())&"")

E2（自社の人工）
=IF(B2="","",IF(ISNUMBER(INDEX('日報'!$I:$I,ROW())),INDEX('日報'!$I:$I,ROW()),0))

F2（協力業者の人工）
=IF(B2="","",IF(ISNUMBER(INDEX('日報'!$K:$K,ROW())),INDEX('日報'!$K:$K,ROW()),0))

G2（施主へ）
=IF(OR(B2="",B2<>'施主へ'!$B$1,INDEX('日報'!$Q:$Q,ROW())&""=""),"",ROW())

I2（要確認）
=IF(H2="","",1)

日報のセルを '日報'!C2 と書かずに INDEX('日報'!$C:$C,ROW()) と書いているのは、日報のシートとまったく同じ行を読むためです。ROW 関数は、引数を省くと式を入れたセルの行番号を返します。日報のシートはGoogleフォームの回答が入るシートにもなるので、そちらに行が足されても、確認のシートの式が指す行をずらさないための書き方です。

B2は、日報のC列の名前を工事のシートのD列から探し、同じ行の工事番号を返します。見つからなければ、入っている文字のまま返します。Excelで番号だけを入れたときは、そのまま番号になります。

C2のキーは、日付と工事番号を _ でつないだ文字です。日付は数として扱われるので、46352_R26-018 のような形になります。出し忘れの確認と印刷のシートが、このキーで日報を探します。

H2の確認には、次の式を入れます。長いので、コピーして貼り付けてください。

H2（確認）
=IF(B2="","",IF(NOT(ISNUMBER(A2)),"日付を確認",IF(A2<>INT(A2),"日付を確認",IF(COUNTIF('工事'!$A:$A,B2)=0,"工事番号なし",IF(COUNTIF($C:$C,C2)>1,"同じ日に2行",IF(AND(D2<>"作業",D2<>"休工"),"状態を確認",IF(D2="休工","",IF(OR(AND(INDEX('日報'!$I:$I,ROW())<>"",NOT(ISNUMBER(INDEX('日報'!$I:$I,ROW())))),AND(INDEX('日報'!$K:$K,ROW())<>"",NOT(ISNUMBER(INDEX('日報'!$K:$K,ROW())))),E2<0,F2<0),"人工を確認",IF(E2+F2=0,"人工を入れる",IF(AND(ISNUMBER(INDEX('日報'!$F:$F,ROW())),ISNUMBER(INDEX('日報'!$G:$G,ROW())),INDEX('日報'!$G:$G,ROW())<=INDEX('日報'!$F:$F,ROW())),"時刻を確認",IF(INDEX('日報'!$M:$M,ROW())&""="","作業を書く","")))))))))))

出る言葉と直し方は、後の節の表にまとめます。状態が休工の行は、人工と作業の内容が空でも何も出しません。

手順6. 工程の写しのシートに、工程表の行を値で貼る

工程の写しのシートは、工程表の記事の「月の一覧へ」のシートと同じ9列にします。1行目に見出し（工事番号、工事名、番号、工事、工程、業者・職人、開始日、終了日、状態）を入れ、2行目から、工事のファイルの「月の一覧へ」のA列からI列の行をコピーして、値で貼ります。月の工程のファイルの「一覧」のA列からI列も同じ並びなので、そこからまとめて貼っても構いません。

式でつながずに値で貼るのは、工程表の記事と同じ理由です。ファイルの場所を変えると式が切れるうえ、社内メモのある工程表のファイルを、日報を見る人に近づけないためです。貼り直すときは、工事番号にフィルターをかけてその工事の行を消し、新しい行を下に貼ります。貼るのは週に1回と、工程を変えたときです。

月の一覧へのシートは中止の工程を出さないので、ここに貼った行はどれも、予定している工程です。

手順7. 漏れのシートで、出し忘れを1か月の表にする

漏れのシートは、行が工事、列が1か月の日付の表です。工程表で工程が入っている作業日に日報がなければ 漏れ と出します。

G2、H2、G1に次の式を入れ、H2とG1を右へAK列までコピーします。

G2（月の初日）
='設定'!$B$3

H2（次の日。月の最後の日の後は空）
=IF(G2="","",IF(G2+1>EOMONTH('設定'!$B$3,0),"",G2+1))

G1（休みの印）
=IF(G$2="","",IF(NETWORKDAYS.INTL(G$2,G$2,'設定'!$B$2,'設定'!$D$2:$D$40)=0,"休",""))

A3からE3と、G3に次の式を入れます。G3は右へAK列まで、3行目は全部を52行目まで下へコピーします。

A3（工事番号）
=IF(INDEX('工事'!$A:$A,ROW()-1)="","",INDEX('工事'!$A:$A,ROW()-1))

B3（済の数）
=IF($A3="","",COUNTIF($G3:$AK3,"済"))

C3（漏れの数）
=IF($A3="","",COUNTIF($G3:$AK3,"漏れ"))

D3（予定外の数）
=IF($A3="","",COUNTIF($G3:$AK3,"予定外"))

E3（休工の数）
=IF($A3="","",COUNTIF($G3:$AK3,"休工"))

G3（日ごとの印）
=IF(OR($A3="",G$2=""),"",IF(G$2>'設定'!$B$1,"",IF(COUNTIF('確認'!$C:$C,G$2&"_"&$A3)>0,IF(COUNTIFS('確認'!$C:$C,G$2&"_"&$A3,'確認'!$D:$D,"休工")>0,"休工",IF(COUNTIFS('工程の写し'!$A:$A,$A3,'工程の写し'!$G:$G,"<="&G$2,'工程の写し'!$H:$H,">="&G$2)>0,"済","予定外")),IF(AND(G$1<>"休",G$2<'設定'!$B$1,COUNTIFS('工程の写し'!$A:$A,$A3,'工程の写し'!$G:$G,"<="&G$2,'工程の写し'!$H:$H,">="&G$2)>0),"漏れ",""))))

G3の印は、次の順に決まります。

工程が入っているかは、COUNTIFS で、その工事の工程のうち、開始日がその日以前で、終了日がその日以後の行を数えています。工程の間をあける日（乾かす日など）は、どの工程にも入っていないので、日報がなくても漏れに数えません。今日の分も、夕方に日報が入るまで漏れに数えません。

予定外 は誤りではありません。手直しや、工程表から遅れた作業の残りのように、予定にない日に現場へ行ったことを示します。続くなら、工程表の日数か、指定の開始日を直す合図です。

見る月を変えるときは、設定のB3を次の月の初日にします。日付の列に条件付き書式を付け、漏れ を赤、予定外 を黄に塗ると、毎朝の確認が速くなります。

手順8. 印刷と施主へのシートを作る

印刷のシートは、日付と工事番号を選ぶと、その日の日報を紙1枚の形に並べます。A列に項目の名前、B列に値を置きます。

B4（日報の行）
=IFERROR(MATCH(B2&"_"&B3,'確認'!$C:$C,0),"")

B4は、確認のシートのキーから、選んだ日と工事の日報が何行目にあるかを探します。同じ日に2行あるときは、上の行が出ます。

B6からB26の式は、次の3つの形のどれかです。

文字の形（例：B8 記入者。日報のD列）
=IF($B$4="","",INDEX('日報'!$D:$D,$B$4)&"")

数の形（例：B10 開始時刻。日報のF列）
=IF($B$4="","",IF(INDEX('日報'!$F:$F,$B$4)="","",INDEX('日報'!$F:$F,$B$4)))

工事の形（例：B6 工事名。工事のシートのB列）
=IFERROR(INDEX('工事'!$B:$B,MATCH($B$3,'工事'!$A:$A,0))&"","")

文字の列に &"" を付けているのは、空のセルを引いたときに0と出ないようにするためです。数の列は &"" を付けると時刻や人工が文字になるので、空かどうかを先に確かめます。行ごとの形と列は、次のとおりです。

23行目から26行目は、確認とこの日までの数です。

B23（確認）
=IF($B$4="","日報がありません",INDEX('確認'!$H:$H,$B$4)&"")

B24（この日までの作業日）
=IF($B$4="","",COUNTIFS('確認'!$B:$B,$B$3,'確認'!$D:$D,"作業",'確認'!$A:$A,"<="&$B$2))

B25（この日までの人工）
=IF($B$4="","",SUMIFS('確認'!$E:$E,'確認'!$B:$B,$B$3,'確認'!$A:$A,"<="&$B$2)+SUMIFS('確認'!$F:$F,'確認'!$B:$B,$B$3,'確認'!$A:$A,"<="&$B$2))

B26（予定の作業日）
=IFERROR(INDEX('工事'!$G:$G,MATCH($B$3,'工事'!$A:$A,0)),"")

B10とB11は時刻、B2は日付の表示形式にします。「ページ レイアウト」タブの「印刷範囲」で、A1からB26を印刷範囲にします。社内で紙に残す日報は、この形で印刷します。施主へのお知らせと社内への連絡が同じ紙に載るので、この紙は施主には渡しません。

施主へのシートは、選んだ工事の施主へのお知らせだけを、日報に入った順に並べます。

B2（工事名）
=IFERROR(INDEX('工事'!$B:$B,MATCH($B$1,'工事'!$A:$A,0))&"","")

A5（日付）
=IFERROR(INDEX('日報'!$B:$B,SMALL('確認'!$G:$G,ROW()-ROW($A$4))),"")

B5（お知らせ）
=IFERROR(INDEX('日報'!$Q:$Q,SMALL('確認'!$G:$G,ROW()-ROW($A$4)))&"","")

A5とB5を100行分下へコピーし、A列を日付の表示形式にします。確認のシートのG列は、B1の工事で、施主へのお知らせが空でない日報にだけ行番号を出しています。ROW()-ROW($A$4) は5行目で1、6行目で2になる数で、その行番号を小さいほうから順に取り出します。工程表の記事の施主用のシートと同じ形です。

確認の列に出る言葉と直し方

確認のシートのH列は、上にあるものほど先に出ます。日付と工事番号のように数えるのに要るものを先に、書き漏れを後に並べています。

工事のシートのM列に0でない数が出ている工事は、確認のシートのB列でその工事に絞り、H列が空でない行を見ます。現場の呼び方は、日報が入り始めたら変えません。工事のシートのD列の名前が変わると、それまでの日報の名前と合わなくなり、「工事番号なし」と出ます。

架空の2件で読むと、日報の集計はこうなる

工程表の記事の架空の工事 R26-018 キッチンと内装の入れ替え と R26-020 トイレの入れ替え の「月の一覧へ」の行を、工程の写しに値で貼った例です。今日は2026年12月1日（火）、日曜休み、休む日の一覧は祝日と年末年始だけにしています。工程表の記事で休工日の例にした11月21日（土）は、R26-018だけが止まる日なので、休む日には入れず、日報に休工の1行を書いています。

日報は14行入れました。抜き出すと次のとおりです。

11月25日のR26-018と、11月30日のR26-020は、日報を入れていません。確認のシートには、どの行にも言葉は出ませんでした。

工事のシートの結果

R26-018の予定の作業日は17日で、工程表のB7の16日より1日多くなりました。工程表では11月21日を休む日に入れていて、日報のファイルでは入れていないからです。

昨日までの予定の作業日12日は、作業した日10日、休工の日1日、日報のない11月25日の1日を足した数と同じです。11月30日は、工程の6と7の間をあける日で、工程は入っていませんが、電気の配線の残りで現場に行っているので、作業した日に入っています。

R26-020は、予定の3日のうち、作業した日が2日です。残りの1日は11月30日で、工程は入っていますが日報がありません。

漏れのシートの結果

11月16日から30日までを抜き出すと、次のようになりました。「休」は休みの印の列で、空のマスは何も出ていない日です。

数の列は、R26-018が済9、漏れ1、予定外1、休工1、R26-020が済2、漏れ1でした。12月1日は11月の表に入らないので、ここには出ていません。

R26-018の25日は、下地の工程が入っている日に日報がないので「漏れ」です。30日は工程が入っていないのに日報があるので「予定外」です。工程表の電気の配線は11月19日に終わる予定だったので、30日にその残りをしたことが、ここで分かります。工程表の4の状態を完了にし、変更記録に書く合図です。

印刷のシートの結果

印刷のシートで、日付を11月26日、工事番号を R26-018 にすると、日報の行は9行目で、次のように出ました。

この日までの人工21は、自社と協力業者を足した11月26日までの人工です。施主へのシートでR26-018を選ぶと、施主へのお知らせが入っている11行が、11月16日から12月1日まで日付の順に並びました。11月30日の日報はお知らせが空なので、並びません。

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人工は、工事台帳の手間の行と見比べる

工事のシートのK列とL列の人工は、工事台帳の記事の原価明細と見比べるための数です。工事台帳では、自社の職人の手間を、区分「手間」の行に、人工と社内の単価の掛け算で入れています。C列の内容には 大工 6人工 のように人工の数を書いています。

見比べ方は次のとおりです。

自社の人工が予定の手間を超えそうなら、工事台帳の手間の行の予定額は書き換えず、増える見込みの分を手間の行として1行足します。工事台帳の記事では、発注の時点で予定額を入れておくことで、工事の途中でも粗利の見込みが見えるようにしています。最初の予定額を残しておくと、工事が終わったときに、予定とのずれがどこで生まれたかを後から確かめられます。日報の人工は、その行を足すきっかけになります。

月末に人工を写すときは、締めた工事の数字を後から書き換えない決まりにも合わせます。締めた後で日報の人工を直したら、工事台帳の状態を完了に戻してから直します。

工程表と日数を比べ、出し忘れを見つける

工事のシートのI列（作業した日）、J列（休工の日）、漏れのシートの漏れの数を足すと、H列（予定の作業日（昨日まで））に近い数になります。本文の例のR26-018では、10日、1日、1日を足して、ちょうど12日でした。合わないときは、次のどれかです。

毎朝の確認は、次の3つで足ります。

1. 漏れのシートで、昨日の列に 漏れ がないかを見る。あれば、その現場の担当に今日中に書いてもらう
2. 工事のシートのM列が0でない工事を、確認のシートで直す
3. 予定外 が続く工事は、工程表の日数か指定の開始日を直し、変更記録に書く

雨で止まった日は、止まった日のうちに休工の1行を書きます。工程表の記事では、止まった日を休む日に足して、後ろの工程の日付を式でずらします。日報の休工の1行は、その日に何があったかを残す記録として持ち、工程表の休む日と同じ日にそろえます。

スマホから入れるなら、Googleフォームの回答をスプレッドシートに集める

現場の担当や職人さんがスマホで日報を入れるなら、Googleフォームの回答をスプレッドシートに集めます。スプレッドシートを直接スマホで開いて入れるより、列を間違えにくく、ほかの人の行を書き換える心配もありません。

手順1. フォームを作り、質問を18列の順に並べる

Googleフォームで空白のフォームを作り、名前を 作業日報 にします。質問は、日報のシートのB列からR列の順に、次の17問を並べます。A列の記入日時は、フォームの回答が入るときに付きます。

Googleのヘルプでは、記述式は1行の短い回答、段落は複数行の回答、ラジオボタンとプルダウンは1つを選ぶ形、チェックボックスは複数を選ぶ形とされています。日付の質問には年や時刻の欄を足せ、時刻の質問は時刻と所要時間を切り替えられます。

人工の2問は、質問のその他アイコンから「回答の検証」を選び、「数値」のルールにします。ヘルプでは、記述式で数値、テキスト、長さ、正規表現のルールが使え、合わない回答にはエラーの文を出せるとされています。2人 のような書き方を、送る前に止められます。

工事のプルダウンの選択肢は、工事のシートのD列の名前を、1つずつ同じ文字で入れます。1文字でも違うと、確認のシートで「工事番号なし」と出ます。工事が終わったら、その選択肢をフォームから外します。日報のシートの名前は変わらないので、終わった工事の行の数え方は変わりません。

手順2. 回答の保存先を、新しいスプレッドシートにする

フォームの「回答」の「概要」から、右上のその他のアイコンで「回答の送信先を選択」を選び、「新しいスプレッドシートを作成」にします。ヘルプでは、既存のスプレッドシートを選ぶこともできるとされています。回答を保存すると、スプレッドシートがデータを自動でテーブルの形にするとも書かれています。

できたスプレッドシートに、ほかの7枚のシート（設定、工事、確認、工程の写し、漏れ、印刷、施主へ）を足し、この記事の式を入れます。式の中の '日報' は、回答が入るシートの名前（シートの見出しに出ている名前）に置き換えます。

最初の1件をテストで送り、回答のシートの1行目の見出しが、A列が記入日時、B列が日付、R列が明日の予定の順になっているかを確かめます。フォームの設定を変えたときなどに、列が増えたり並びがずれたりしていたら、確認と印刷と施主へのシートの式の列を、実際の並びに合わせて直します。

手順3. 回答のシートには、式を足さない

回答のシートの右に式の列を足したり、行を並べ替えたりはしません。計算は、確認のシートで、INDEX('日報'!$C:$C,ROW()) の形で同じ行を読んで行います。回答のシートは、フォームが書く場所としてそのままにします。

間違えた回答は、回答のシートのセルを直します。フォームの「設定」の「回答」で「回答の編集を許可する」をオンにすると、送った人が自分の回答を後から直せるとヘルプに書かれています。現場から直してもらうなら、これを使います。

手順4. フォームのリンクを、現場の担当に送る

フォームを公開し、「回答者に送信するリンクをコピー」でリンクを取り、現場の担当や、日報を書いてもらう職人さんに送ります。スマホのホーム画面にリンクを置いてもらうと、毎日開きやすくなります。ヘルプでは、フォームのオーナーは公開の前に、ドメイン、信頼できるユーザー、ユーザーグループへのアクセスを制限できるとされています。日報を書く人だけが回答できる形にしておきます。

回答のスプレッドシートそのものは、協力業者に共有しません。ヘルプには、フォームの共同編集者は回答のスプレッドシートにもアクセスできること、共同編集者を外すときはフォームとスプレッドシートの両方から外す必要があることが書かれています。フォームの編集は社内の人だけにします。

写真そのものは、フォームでは集めず、写真台帳の記事のフォルダの決まりで受け取ります。フォームの質問の形式には「ファイルのアップロード」もありますが、ヘルプでは、回答者がGoogleアカウントにログインする必要があり、共有ドライブに保存されたフォームでは使えないとされています。日報では、撮った場面の印だけを付けます。

施主には、施主へのお知らせの列だけを渡す

施主に渡すのは、日報の中の施主へのお知らせ（Q列）だけです。作業の内容（M列）には協力業者の名前や社内の呼び方が入り、困ったこと（P列）には社内だけの話が入るからです。施主へのお知らせは、最初から施主に送る前提で書きます。

手順1. 施主へのお知らせの書き方を決める

1文から3文で、次の順に書きます。

社内の言葉は、施主の言葉に言い換えます。言い換えの例は、工事写真台帳の記事の「施主に渡す書き方」の表と同じ考え方です。協力業者の名前、金額、ほかの現場の話、手直しの理由の細かな話は書きません。気になることがあって施主に相談したいときは、写真をお見せして、直し方をご相談させてください のように、相談したいことだけを書きます。

手順2. 毎日送るなら、その日のお知らせを写して送る

その日の日報が入ったら、印刷のシートで工事と日付を選び、施主へのお知らせの行を写して、施主とふだん連絡している方法で送ります。工事が長いときや、留守の間の様子を知りたい施主には、毎日の短いお知らせが役に立ちます。毎日でなく、週に1回などと回数を決めても構いません。着工の前に、施主と回数と送り方を決めておきます。

手順3. まとめて渡すなら、施主へのシートだけをPDFにする

工事の途中や引き渡しのときにまとめて渡すなら、施主へのシートのB1に工事番号を入れ、そのシートだけをPDFにします。Excelでは「ファイル」の「名前を付けて保存」でファイルの種類をPDFにし、「オプション」で保存するページを確かめます。Googleスプレッドシートでは、「ファイル」の「印刷」で「現在のシート」を選び、「次へ」に進みます。ヘルプでは、Chromeでは表示される画面で印刷し、FirefoxとSafariではPDFが自動でダウンロードされるとされています。Chromeでは送り先をPDFにして保存します（この操作はヘルプには書かれていません）。できたPDFを開いて、施主へのシートだけになっているかを確かめます。

手順4. 日報のファイルは渡さない

日報のファイルを施主に送ったり、共有したりはしません。Googleのヘルプには、スプレッドシートの閲覧者は非表示のシートの中身を見られること、シートの保護はセキュリティ対策ではないことが書かれています。日報のファイルには全部の現場の日報が入っているので、ほかの施主の工事まで見えてしまいます。

スプレッドシートで作るときに変える所

Googleスプレッドシートでも、シートの分け方と式は同じです。違いが出るのは、日報の入れ方、リストの付け方、PDFの作り方、共有の扱いです。

動かして確かめた結果

この記事の式は、2026年11月9日に、Node.js 24.22.1 の上で HyperFormula 3.5.0 を使って計算しました。HyperFormula は表計算の関数を計算するライブラリで、ExcelやGoogleスプレッドシートそのものではありません。Python 3.9.6 の openpyxl 3.1.5 で作業日報のファイルを .xlsx で作り、入れた2,765個の式を読み戻して、計算に使った式と同じであることを確かめています。

工程の写しに貼った行は、工程表の記事の式で計算した「月の一覧へ」の値を、同じ日にもう一度計算して使いました。

式を使わない計算との比べ合わせ

式の結果を、式を使わずにPythonで別に書いた計算と比べました。工事番号の引き直し、キー、確認の言葉の順番、作業日の数え方、工程が入っている日の見分け方、漏れの印、印刷と施主へのシートの並びを、関数を使わずに1行ずつ、1日ずつ数える形で書いたものです。

確認の言葉は、用意した場面のとおりに出ました。休工の行、日曜の作業、今日より後の日付、小文字の番号の行には、何も出ませんでした。日曜の作業は漏れのシートで「予定外」、今日より後の日付は空になりました。

ずれやすい所

動かす中で分かった、ずれやすい所は次のとおりです。

確かめていないこと

ExcelとGoogleスプレッドシートの実物では、どの式も動かしていません。特に次の点は、実物で違うことがあります。

• 日付をつないだキー（46352_R26-018）の形。日付を & でつなぐと数の文字になる前提で書いています
• Googleフォームの回答のシートの列の並び、日付と時刻と数値の質問の答えが、日付、時刻、数としてシートに入るか。答えが文字で入った場合、人工は確認で「人工を確認」と出ますが、時刻の確認は働きません
• チェックボックスで複数の場面を選んだときに、回答のシートにどう並ぶか
• 回答が足されたときに、確認のシートの式がずれないか。この記事の式は、行を ROW() で読む形にしています
• ライブラリでは、シートの最後の行より下を INDEX で読むとエラーになったので、検証では日報のシートの使わない列に印を置いて行の数を保ちました。列全体を指す実物のシートでは起きないはずの動きですが、確かめてはいません
• 回答をテーブルの形にしたシートで、列全体の参照がどう動くか

フォームの作成、質問の形式、回答の検証、回答の保存先、回答の編集の許可、リンクの送り方、リストの入力規則、条件付き書式、印刷範囲、PDFの保存、工程の写しへ値で貼る作業、共有の設定は試しておらず、手順はヘルプによるものです。工事、工程、日報はすべて架空です。使う前に、架空の工事を1件と日報を5行入れて、手で数えた日と人工と合うことを確かめてください。

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工程表・写真台帳・工事台帳・顧客台帳とのつなぎ方

つなぐ鍵は工事番号です。日報は「その日、誰が、何をしたか」を持ち、予定は工程表に、写真は写真台帳に、金額は工事台帳に置きます。

日報のQ列は、工事の流れを施主の言葉で書いたものなので、施工事例の本文の材料にもなります。写真台帳の説明と合わせると、どんな困りごとがあって、何を直して、どう変わったかが日付の順にそろいます。施工事例のページの作り方は、リフォーム会社のホームページとLPの記事に書いています。施工事例に使うときは、写真台帳の記事のとおり、施主の了承を取ってからにします。

顧客台帳の記事の案件のシートのN列（完工日）は、工程表の記事で、工程表の完了の予定から直す決まりにしています。日報から直接は渡しません。日報で工事の延びに気づいたら、工程表を直し、そこから顧客台帳を直します。

やってはいけないこと

作業日報で、数字や記録を信じられなくなる失敗です。

ポイント1. 1つの工事の同じ日に、複数の人が別々に書く

作業した日が2日と数えられ、人工も重なります。その日の記入者を1人に決め、ほかの人の分はその人がまとめて書きます。

ポイント2. 施主へのお知らせの欄に、社内の話を書く

施主に送るときに消し忘れると、協力業者の名前や社内の困りごとが渡ってしまいます。社内の話は、必ず困ったことの欄に書きます。

ポイント3. 雨や点検で止まった日に、何も書かない

漏れと見分けがつかず、後から工事が延びた理由も分からなくなります。止まった日は、状態を休工にした1行を書きます。

ポイント4. フォームの回答のシートに、式や列を足す

回答が入る場所の形が変わり、確認のシートの式がずれることがあります。計算は確認のシートで行い、回答のシートはそのままにします。

ポイント5. 日報のファイルを、施主や協力業者に共有する

全部の現場の日報と、社内の話が見えてしまいます。施主には施主へのお知らせだけを、協力業者にはフォームのリンクだけを渡します。

Excelでは足りなくなる線

Excelやスプレッドシートから日報のアプリやシステムへ移す線は、現場の数より、手で写す作業と見落としで決めます。1つのファイルに1日1工事1行で持つ形は、現場が少ないうちは分かりやすい形です。足りなくなるのは、次のことが起きたときです。

1つ当てはまっても、すべてを作り直す必要はありません。まず日報の入口だけをスマホから入れやすくする、次に工程表とつなぐ、最後に工事台帳や施主への連絡とつなぐ、のように足りない所から直します。そのためにも、今のうちから工事番号と、現場の呼び方と、人工の数え方をそろえておきます。手で作るか開発するかの分かれ目はノーコードと開発の分かれ目の記事に、表の内容を移す手順はExcelから業務システムへのデータ移行の記事に書いています。

作業日報を使い始める前のチェックリスト

日報を使い始める前に、次の項目を確かめます。

• 工事番号を、見積書、工程表、工事台帳、写真台帳と同じ番号にした
• シートを8枚、名前のとおりに作った
• 設定の休みの曜日を、工程表と同じ番号にした
• 休む日の一覧に、全部の現場が休む日だけを日付で入れた
• 工事のシートに、施主の名前を入れずに現場の呼び方を書いた
• 工程の写しに、工程表の「月の一覧へ」の行を値で貼った
• 1日1工事の記入者を、現場ごとに決めた
• 人工の数え方（半日、現場担当の見回り）を、工事台帳と同じ決まりにした
• 施主へのお知らせと、困ったことの書き分けを、現場の担当に伝えた
• 止まった日には休工の1行を書く決まりを伝えた
• フォームで入れるなら、テストの1件で回答のシートの列の並びを確かめた
• 架空の工事1件と日報5行で、日数と人工が手で数えた数と合うことを確かめた

自社でやる場合と、任せる場合

自社でやる場合は、この記事の表と式でひな形を作ります。続けるのに要るのは、毎日日報を書く現場の担当、週に1回工程表の行を貼って漏れを見る事務、月に1回人工を工事台帳と見比べる社長です。小さな会社では現場担当が兼ねることが多いので、貼る曜日と見る時刻を決めておきます。人工をどう数えるか、施主に何をどの回数で伝えるかは、任せる場合でも会社の側でしか決められません。

任せる場合、株式会社bundlyzeは、Web・システムのことは何でも対応できます。ホームページ制作と業務システム開発を受けています。スマホから写真と一緒に入れる日報の画面、工程表とつながって状態が進む仕組み、施主へのお知らせを届ける流れ、工事台帳への人工の受け渡しは、足りない所から組み立てられます。作業日報の仕組みの相談はシステム開発の案内ページから、ホームページの相談はホームページ制作のご案内から受け付けています。

出典（一次情報）

ExcelとGoogleスプレッドシート、Googleフォームの関数と機能についての説明は、次の公式の資料に基づいています。確認日はどれも2026年11月9日です。ヘルプは更新されることがあるので、作業の前に最新のものを確かめてください。

• NETWORKDAYS.INTL の構文、週末の番号（11が日曜だけ）、休日の引数 → Microsoft サポート「NETWORKDAYS.INTL 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「NETWORKDAYS.INTL」
• MINIFS の構文、Excel 2019 以降と Microsoft 365 で使えること → Microsoft サポート「MINIFS 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「MINIFS」
• MAXIFS の構文、Excel 2019 以降と Microsoft 365 で使えること → Microsoft サポート「MAXIFS 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「MAXIFS」
• SUMIFS の構文 → Microsoft サポート「SUMIFS 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「SUMIFS 関数」
• COUNTIFS の構文と、すべての条件を満たす数を数えること → Microsoft サポート「COUNTIFS 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「COUNTIFS」
• COUNTIF の構文、データの先頭や末尾の余分なスペースの注意（スペースの注意は Microsoft のヘルプ） → Microsoft サポート「Microsoft Excel で COUNTIF 関数を使用する」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「COUNTIF」
• INDEX の構文 → Microsoft サポート「INDEX 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「INDEX」
• MATCH の構文、0で完全一致を探すこと（完全に一致する最初の値の位置を返すことと、見つからないと #N/A になることは Microsoft のヘルプ） → Microsoft サポート「MATCH 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「MATCH 関数」
• ROW を引数なしで使うと、式を入れたセルの行番号になること → Microsoft サポート「ROW 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「ROW」
• SMALL の構文と、小さいほうから指定した順位の値を返すこと → Microsoft サポート「SMALL 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「SMALL」
• EOMONTH の構文と、月の最後の日を返すこと → Microsoft サポート「EOMONTH 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「EOMONTH」
• INT が小数点以下を切り捨てた整数を返すこと → Microsoft サポート「INT 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「INT」
• IFERROR の動き → Microsoft サポート「IFERROR 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「IFERROR」
• ISNUMBER の動き、文字として入った数字は数として扱われないこと → Microsoft サポート「IS 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「ISNUMBER」
• TODAY の動き → Microsoft サポート「TODAY 関数」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「TODAY」
• 入力のリストの作り方（データの入力規則、範囲を指定したプルダウン） → Microsoft サポート「ドロップダウン リストを作成する」、Google ドキュメント エディタ ヘルプ「セル内にプルダウン リストを作成する」
• 印刷範囲の設定 → Microsoft サポート「ワークシートの印刷範囲を設定またはクリアする」
• 名前を付けて保存でファイルの種類をPDFにすること、「オプション」で印刷するページなどを設定できること → Microsoft サポート「Office デスクトップ アプリで PDF または XPS に保存または変換する」
• スプレッドシートの印刷で現在のシートを選び次へ進むこと、ChromeとFirefox・Safariでの違い → Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Google スプレッドシートから印刷する」
• 閲覧者が非表示のシートの中身を見られること、シートの保護がセキュリティ対策ではないこと → Google ドキュメント エディタ ヘルプ「シートを保護する、非表示にする、編集する」
• フォームの作り方 → Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Google フォームの使い方」
• 記述式、段落、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウン、日付、時刻、ファイルのアップロードの質問の形式と、ファイルのアップロードのログインと共有ドライブの条件 → Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームの質問の形式を選択する」
• 回答の検証の手順と、記述式で数値のルールが使えること → Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームのルールを設定する方法」
• 回答の送信先の選び方、新しいスプレッドシートと既存のスプレッドシート、回答がテーブルの形になること、新しい回答用のスプレッドシートにはフォームの共同編集者が自動でアクセスできること → Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームの回答の保存先を選択する」
• 回答をスプレッドシートで見ること、フォームの共同編集者が回答のスプレッドシートにアクセスできること、共同編集者を外すときはフォームとスプレッドシートの両方から外すこと → Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」
• フォームの公開、回答者に送るリンクのコピー、公開前にドメインやユーザーへのアクセスを制限できること、回答の編集を許可する設定 → Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームを公開して回答者と共有する」

シートの分け方、18列の項目、1日1工事1行の決まり、確認の言葉と順番、漏れの印の決め方、人工の見比べ方、施主へのお知らせの書き方、フォームの質問の並び、つなぎ方の表、足りなくなる線の表は、この記事で決めた進め方で、上の資料が示した手順ではありません。動かした結果は架空のデータによるもので、実際の工事の数字ではありません。