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INDUSTRY GUIDE

ホテル婚礼・宴会の集客と業務の仕組み

ホテルの婚礼・宴会部門の方に向けて、ホテル全体のサイトの中での婚礼の集客から、宴会場の仮押さえ、見積もり、スタッフの配置、数字の切り出しまでを整理しました。段階ごとに読む記事をまとめています。

bundlyzeに相談する記事を読む

ホテル婚礼・宴会ならではの難しさ

ホテル婚礼・宴会の仕組みを整える前に押さえておきたい、この業種ならではの事情です。

ホテルの婚礼部門のWebは、宿泊やレストランと同じサイト・同じドメイン・同じブランドの決まりの中にあります。フェアの掲載ひとつでも本部の確認が要ることがあり、専門の結婚式場と比べて「婚礼部門だけでは決められないこと」が多いのが特徴です。

業務の面では、婚礼と一般宴会が同じ宴会場を取り合い、見積もりにはサービス料と税率ごとの計算が入り、遠方のゲストの宿泊や送迎の手配も重なります。このガイドでは、婚礼の集客から宴会場の押さえ、見積もりと請求、スタッフの配置、数字の切り出しまでを5つの段階に分けて、関係する記事を並べました。

ホテル婚礼・宴会でbundlyzeに相談できること

ホテル婚礼・宴会の仕組みづくりで、株式会社bundlyzeにご相談いただけることです。各項目のリンク先で、内容の詳細をご覧いただけます。

  • 婚礼部門のWeb集客を外部の担当として回す

    ホテル全体のサイトやブランドの決まりを守りながら、フェアの掲載・LP・計測を婚礼部門の目線で回す相談です。

    bundlyzeのWEB戦略チーム代行について見てみる

  • 宴会場の仮押さえ・見積もり・手配の仕組み

    婚礼と一般宴会が取り合う宴会場の仮押さえ、見積もりの金額計算、送迎や協力会社への手配を、一つの記録でつなぐ業務システムの開発です。

    株式会社bundlyzeでは、公式LINEと予約・顧客管理をつなぐ仕組みを開発しています。

    bundlyzeのシステム開発について見てみる

  • ホテル公式サイトの中の婚礼ページ

    宿泊やレストランと同じCMSとドメインの決まりの中で、フェアの掲載と予約の入口を婚礼部門で直せる形にする設計と制作です。

    bundlyzeのWebサイト制作について見てみる

  • 婚礼ページの検索と計測の切り出し

    ホテル全体のサイトの中で婚礼のページが検索に出るよう構造を整え、GA4で婚礼の数字だけを切り出して見られるようにする相談です。

    bundlyzeのSEO・LLMO対策について見てみる

全体の流れ

ホテル婚礼・宴会の仕組みを、集客・予約・連絡・当日と業務・数字の5つの段階に分けました。段階ごとに、要点と詳しく書いた記事を読む順に並べています。

  1. 集客

    ホテルの中の婚礼として見つけてもらう

    宿泊やレストランと同じサイトの中で、婚礼のページとフェアの入口を埋もれさせない構造を決めます。婚礼専用のドメインやLPのURLの持ち方も、この段階で決めます。

  2. 予約

    フェアの予約と宴会場の押さえを重ねない

    婚礼と一般宴会が同じ宴会場を取り合うので、仮押さえの順位と返事の期限を先に決めます。来館予約と案件の記録は、一組の結婚式を単位にした一つの台帳に集めます。

  3. 連絡

    お客様とゲストまわりの連絡

    来館前のリマインド、Web招待状の出欠、遠方のゲストの宿泊と送迎の手配を、ゲスト名簿を正本にして、変わった所だけを相手先に伝えます。

  4. 当日・業務

    見積もり・請求とスタッフの配置

    宴会の見積もりの金額計算、申込金から残金までの請求と入金の照合、施行ごとの必要人数から組むシフトを、一つの記録でつなぎます。

  5. 数字

    ホテル全体の中から婚礼の数字を切り出す

    来館と成約の数え方をそろえ、売上と成約率を段階ごとに見るダッシュボードを作ります。外部のチームと分担するときの線の引き方もここで扱います。

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ホテル婚礼・宴会で先に決めておく3つのこと

ホテルの中の一部門であることと、宴会場を婚礼以外とも分け合うことから、先に決めておきたいことです。

  1. 変えられない決まりと婚礼側の裁量を分ける

    ドメイン・ロゴや色・ヘッダー・計測のプロパティのように変えられない決まりと、フェアの掲載や写真の入れ替えのように婚礼部門で持てる裁量を、最初に書き出します。本部の確認が要る変更と婚礼部門で決めてよい変更を表にしておくと、フェアの掲載が承認待ちで遅れません。

  2. 宴会場の仮押さえは順位と期限で扱う

    仮押さえの順位は数字で書き込まず、重なる押さえの数から毎回数える作りにします。返事の期限は1番手にだけ付け、期限切れ・辞退・本予約のどれでも、次の押さえを繰り上げるか外すかまでを同じ処理の中で行います。

  3. 見積もりの計算の順番を固定する

    婚礼・宴会の見積もりは、数量、サービス料、税率ごとの合計、値引きの按分、端数の処理の順で計算し、税率は施行日から適用期間つきの表を引いて決めます。計算の順番を決めておくと、担当者や見積もりの版によって金額がずれにくくなります。

読む順番（まず読む3本）

ホテル婚礼・宴会の仕組みを整えるときに、最初に読むとよい3本です。左（スマホでは上）から順に読むと、全体の順番と、つまずきやすい所の直し方がつかめます。

よくある質問

ホテル婚礼・宴会の集客と予約の仕組みについての質問と答えです。答えの詳しい内容は、上の流れの記事に書いています。

ホテルの婚礼部門は、婚礼専用のドメインを持つべきですか？

フェアの更新を婚礼部門だけで回せるかと、ドメインとアカウントをホテルが持ち続けられるかで決めます。ホテル全体のドメインのままにする場合も、GA4はホテル全体のプロパティのまま、婚礼のページにコンテンツ グループを付けて婚礼の数字を切り出せます。

婚礼と一般宴会で宴会場を取り合うとき、仮押さえはどう管理すればよいですか？

順位を数字で書き込まず、前に入った重なる仮押さえの数に1を足して毎回数えます。重なりは部屋の名前ではなく、部屋がふさぐ区画と、宴会の間に空ける転換の時間を含めた時間帯で判定し、返事の期限は1番手にだけ付けます。

予約管理と顧客管理を一つにまとめるとき、何を記録の単位にすればよいですか？

一組の結婚式（案件）です。来館予約・打ち合わせ・見積もり・成約をその案件にぶら下がる記録として持ち、案件の段階は一つの項目で管理します。Excelや紙からの移行は進行中の案件から始め、過去の台帳は読み取り専用で残します。

ホテル婚礼・宴会の集客や予約の仕組みについて、どこに相談できますか？

株式会社bundlyzeのお問い合わせフォーム、メール（[email protected]）、LINE公式アカウントから受け付けています。大阪・兵庫を中心とした関西の事業者の方とお仕事をしています。高知や沖縄など遠方の方のご相談は、オンラインでもお受けしています。

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