結婚式場のWeb集客を外部のチームに任せるときの分担表。式場に残す写真・成約の数字・現場の判断と、任せる仕事、毎月の打ち合わせで見る数字、最初の3か月の進め方

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この記事は、式場の支配人や営業・広報の責任者で、Web集客を社外のチームにまとめて任せることを考えている方に向けて書いています。制作会社や広告の運用会社に作業を一つずつ頼むのではなく、Webの集客全体を見る役を外に置く場合の分け方です。特定の式場の事例や、費用・件数の目安は載せていません。

結婚式場のWeb集客を外部のチームに任せるときは、判断の材料を持つ側で分担を決める

分担の線は、「その仕事の判断に必要な材料が、式場の中にあるか外にあるか」で引きます。材料が式場の中にしかない仕事を外に出すと、外部のチームは推測で動くことになり、手直しの精度が落ちます。

まず全体を1枚の表にします。打ち合わせの初回で式場側と外部のチームが一緒に見て、空欄がないように埋めておくと、後から「それはどちらの仕事か」で止まりません。

表の「式場側」の列は、担当者の名前まで書き込みます。支配人、営業の責任者、広報の担当のように役職だけにすると、誰も手を挙げない仕事が出てくるからです。

式場側に残すのは、写真の素材と成約の数字と現場の判断の3つ

式場に残す仕事は、写真と動画の素材を用意すること、来館と成約の結果を渡すこと、載せてよい内容を決めることの3つに絞れます。どれも外部のチームが代わりに持つことはできないので、担当と締め切りを決めて、毎月の流れに組み込みます。

写真と動画の素材：撮る場を用意し、使ってよい範囲を決める

結婚式場のWeb集客では、検索でもSNSでもポータルでも、最初に目に入るのは会場の写真です。外部のチームは「どの場面の写真が足りないか」を数字から見つけられますが、会場の空いている時間に撮影を入れる、装花の入れ替えの日を知らせる、といった段取りは式場にしかできません。

式場側で決めておくのは次の3点です。

• 撮影に使える時間帯と連絡の窓口。 施行のない日や、準備の前後に入れる時間を共有しておく
• 写っている人の了承の範囲。 スタッフ、モデル、挙式を挙げたお二人とゲストのそれぞれについて、サイト・SNS・ポータルのどこまで使ってよいかを記録しておく
• 撮った写真の置き場所と持ち主。 式場のフォルダに集め、外部のチームには閲覧と取り出しの権限で渡す

来館と成約の数字：毎月同じ形で渡す

フェアの予約が増えても、来館や成約に結びついていなければ、Webの打ち手は直す必要があります。来館数、成約数、失注した理由は、式場の予約台帳や営業の記録にあるので、式場から外部のチームへ毎月渡します。

渡すときは、お二人の名前や連絡先は外し、予約の経路（自社サイト、ポータル、電話など）ごとの件数にまとめた形にします。外部のチームに個人の情報まで渡す必要がある場合は、委託として扱うかどうかを先に決めておきます。成約率の数え方そのものを決める話は、来館数と成約率の定義とデータの持ち方にまとめています。

現場の判断：出してよい内容を決め、最後に承認する

プランの料金、特典の条件、フェアで出す料理、写真に写ったお二人の扱いは、式場が決めて承認する仕事です。外部のチームは載せ方を工夫できますが、「この特典を今月から出してよいか」は判断できません。

承認の流れは、急ぎの差し替え（満席の表示、日程の変更）と、通常の差し替え（新しいプラン、特典の条件の変更）で分けておくと、現場の負担が減ります。急ぎのものは担当者1人の確認で出し、通常のものは営業の責任者まで確認を回す、という形です。

外部のチームに任せるのは、経路をまたいだ組み立てと計測と手直しの段取り

外部のチームに任せるのは、検索・婚礼ポータル・SNS・広告・自社サイトをまたいで、どこに手を入れるかを決める組み立ての仕事です。経路ごとに別の会社や担当がいても、全体を一つの表で見て優先順位を付ける役が一人いれば、手直しが重ならなくなります。

ここで大事なのは、外部のチームが「作業をたくさん出すこと」ではなく「やらないことを決めること」まで受け持つかどうかです。経路が多い式場ほど、全部を少しずつ直すより、効きそうな1〜2点に絞ったほうが結果を確かめやすくなります。

アカウントの持ち主は式場にして、外部のチームには役割で権限を渡す

GA4、サーチコンソール、Googleマップに出る式場の紹介（ビジネスプロフィール）、各SNSのアカウントは、式場（運営会社）のアカウントを持ち主にし、外部のチームには仕事に合う役割で招待します。契約が終わったときや担当が替わったときに、権限を外すだけで引き継ぎが済むようにするためです。

Googleの各サービスでは、役割ごとにできることが決まっています。

マップの式場情報についてGoogleのヘルプには、新しく加わったオーナーや管理者は、7日たつまでプロフィールの削除、ほかのオーナーや管理者の削除、メインのオーナーの移行ができないと書かれています。ふだんの更新の作業には関わりませんが、担当の入れ替えと重なると手続きが待ちになるので、招待は動き始める週に済ませておきます。

SNSのアカウントも同じ考え方で、ログインの情報を共有するのではなく、各サービスが用意している仲間を招待する仕組みを使います。誰がいつ招待され、いつ外れたかを、分担表の横に一行ずつ記録しておきます。

毎月の打ち合わせでは、予約の手前・フェア予約・来館と成約の3段を同じ表で並べる

毎月の打ち合わせでは、「予約の手前の数字」「フェア予約の数字」「来館と成約の数字」の3段を、毎回同じ表で並べます。Web側の数字だけを見ると予約が増えたかどうかで話が終わりますが、来館と成約まで並べると、どの経路の予約が結婚式につながっているかを話せるようになります。

数字は前の月との比較だけでなく、前の年の同じ月とも並べます。婚礼は季節によって探す人の数が変わるので、前の月より減っていても、例年どおりの動きのことがあるからです。

打ち合わせの最後には、決めたことと担当と締め切りを一つのメモに残し、次の月の最初に読み返します。メモの置き場所は式場の共有フォルダにして、外部のチームが替わっても経緯が追えるようにしておきます。

最初の3か月は、数えられる状態にする・一つ目の手直し・続け方を決めるの順で進める

外部のチームと動き始めてからの3か月は、1か月目で数えられる状態をつくり、2か月目で一つ目の手直しを入れ、3か月目でその結果を見て続け方を決めます。最初から多くの手直しを同時に入れると、どれが効いたのかを後から確かめられなくなります。

それぞれの月に、式場側と外部のチームがやることを並べます。

1. 1か月目：数えられる状態にする。
   • 外部のチーム：GA4のフェア予約の送信、サーチコンソール側の所有の確認、UTMの命名表、ポータルからの流入の見え方を点検し、足りない設定を直す
   • 式場側：アカウントへの招待、来館と成約の数字を渡す形の取り決め、分担表の担当者の記入
2. 2か月目：一つ目の手直しを入れる。
   • 外部のチーム：1か月目の数字から、効きそうな1〜2点（フェアの詳細ページ、予約フォーム、ポータルの原稿、マップの式場情報など）を選び、理由を添えて提案する
   • 式場側：提案の承認、必要な写真や原稿の用意、特典や料金の確認
3. 3か月目：結果を見て続け方を決める。
   • 外部のチーム：手直しの前後の数字を、前の年の同じ時期とも比べて表にする
   • 式場側：来館と成約の結果を合わせて渡し、このまま続けるのか、進め方を改めるのかを一緒に決める

3か月目の打ち合わせでは、分担表そのものも見直します。最初に決めた担当が実際には回っていない仕事や、式場側と外部のチームの間で抜け落ちている仕事が見つかったら、その場で書き直します。

任せてからずれやすい場面と、先に決めておく防ぎ方

外部のチームとの分担がずれやすいのは、急ぎの差し替え、外部の会社が複数いるとき、担当者が替わるときの3つの場面です。どれも、決まりを分担表の下に書き足しておけば防げます。

自社でやる場合と、任せる場合

外部のチームに任せず自社でやる場合は、この記事で外部のチームに置いた役（経路をまたいで打ち手を並べる、計測を設定して点検する、毎月の表を作って次の手を出す）を、社内の誰かが受け持ちます。検索・婚礼ポータル・SNS・自社サイトの数字を同じ表で読める技能と、GA4・サーチコンソール・UTMの設定ができる技能が要り、毎月の表づくりと打ち合わせの準備の時間も見込みます。来館と成約の数字を経路ごとの件数にまとめて渡す手間は、任せる場合と同じく式場の側に残ります。外部に個人の情報を渡すときに委託として扱うかといった個人情報保護法に関わる判断は、個人情報保護委員会の資料に当たり、迷うところは専門家に確かめてから決めます。

任せる場合、株式会社bundlyzeではWEB戦略代行として、社外からWebの責任者という役回りを務め、方針を決めるところから、手を動かす段取り、数字の振り返りまでを通しで引き受けています。法令の判断は扱わず、決めた分担と権限の渡し方、毎月の表の形を、計測の設定と打ち合わせの運び方に落とす部分を受け持ちます。結婚式場のWeb集客の一部として、フェアやプランのLP運用も行っています。大阪・兵庫を中心とした関西のほか、遠方のご相談もオンラインでお受けしています。分担表の作り方や、毎月の表の形から相談したい場合は、WEB戦略代行のご案内に、受け持てる範囲を載せています。外部のチームとの分担が、ホテルの婚礼部門で婚礼の数字を切り出す流れのどこに当たるかは、ホテル婚礼・宴会の業種別ガイドにまとめています。

出典（一次情報）

挙げた資料は、式場の分担を考える前提として2026年10月3日付で開いて確かめました。各サービスの役割の名前やできることは変わることがあるので、招待する前に開き直してください。

• アナリティクス ヘルプ「アクセス権とデータ制限の管理」：管理者・編集者・マーケティング担当者・アナリスト・閲覧者の違い
• Googleのヘルプ（サーチコンソール）「ユーザー、所有者、権限の管理」：所有者・フルユーザー・制限付きユーザーの違い
• Googleのヘルプ（マップの式場情報）：オーナーと管理者の権限：オーナーと管理者の違い、追加した人が削除や移行の操作をできるまでの7日間
• Google 検索セントラル：検索トラフィックの減少の調べ方：探す人の数が季節や流行で動くこと、前年の同じ月と並べる見方