婚礼宴会システムの帳票設計見積・発注・進行表をつなぐ

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この記事は、結婚式場の支配人やホテル宴会部門の責任者、システムの担当の方に向けています。扱うのは、帳票どうしの数字をそろえるための台帳の持ち方、変更の反映先、担当と確定の時期、移す順番です。それぞれの帳票の中身は別の記事に書いています。見積書の品目と金額の計算の順番は婚礼・宴会の見積書作成の記事に、初回から上がる差を小さくする作りは婚礼見積もりシステムの記事に、発注台帳と変更連絡は協力会社への発注の記事に、請求と入金は入金管理の記事に、当日の共有は進行表の共有の記事にあります。この記事は、その4つの帳票をつなぐ部分だけを扱います。

婚礼宴会システムで要る帳票は、中心の4つと補助の帳票に分ける

婚礼宴会システムで出す帳票は、一組の婚礼や一件の宴会について作る4つの帳票と、それを補う帳票に分けて考えます。4つの帳票は渡す相手と役目がそれぞれ違いますが、人数と品目の数字は同じものを使います。設計の出発点は、帳票の見た目ではなく、どの帳票がどの数字を使っているかです。

呼び方と分け方は、式場やホテルごとに違います。時間の流れを書いた進行表と、部屋・人数・料理・配置を部署に伝える宴会指示書を分ける所もあれば、一枚にまとめる所もあります。この記事では両方を合わせて「進行表（宴会指示書）」と書きます。大事なのは枚数ではなく、どの紙の数字も同じ台帳から来ていることです。

台帳の項目は、帳票ごとではなく7つのまとまりで持つ

婚礼宴会システムの台帳は、帳票の欄をそのまま項目にせず、施行の情報や人数といった意味のまとまりで持ちます。帳票ごとに項目を持つと、同じ人数が4か所に入り、直し忘れが起きるからです。一件の施行に1つの番号を付け、次の7つをひも付けて、帳票はそこから必要な項目を取り出します。

お客様と宴会の記録は、予約・顧客管理と同じ記録にひも付けます。宛先を帳票ごとに打ち直さずに済むうえ、一般宴会では幹事と請求先が違うこともあるので、請求先を分けて持っておくと請求書の宛先を手で直さずに済みます。記録の単位の決め方は予約管理と顧客管理を一つにまとめる記事に書きました。

ポイント1. 品目の1行に「数量の元」と「出す帳票」を持たせる

品目の明細には、数量を何から計算するかと、どの帳票に出すかを持たせます。この2つがあると、人数を1か所直すだけで関係する帳票の数量が変わり、品目ごとに手で帳票へ写す作業が無くなります。品目のマスタにあらかじめ決めておくと、組ごとに選び直す必要もありません。

上の表は分け方の例で、自社で作る品目と外に頼む品目の線は式場ごとに違います。協力会社に頼む品目の明細の持ち方は協力会社への発注の記事に、品目と単価のマスタの作り方は婚礼・宴会の見積書作成の記事に書いています。

ポイント2. 帳票ごとに、出してよい項目を分ける

同じ台帳から出すからこそ、帳票ごとに出す項目を決めて固定します。台帳にはお客様向けの単価も発注の単価も連絡先も入っているので、出す項目を決めずに帳票を作ると、見せてはいけない数字が紙に載ることがあるからです。

この表は、画面の権限の表と一緒に作ります。画面で金額を隠していても、帳票に金額が出れば隠したことになりません。協力会社に渡す情報の絞り方は協力会社への発注の記事の個人情報の節にもまとめています。

帳票には版の番号を入れ、発行した内容を固定する

帳票は、発行した時点の台帳の内容を写し取ったものとして保存し、発行の後は書き換えません。台帳はこの先も変わるので、帳票を画面で開くたびに最新の内容で作り直すと、「お客様に渡した見積書」「協力会社が受け取った発注書」が何だったのか分からなくなるからです。発行のたびに、帳票の種類、版の番号、元にした台帳の版、発行の日時、発行した人、渡した相手を記録します。

版の番号は、紙の上にも必ず印字します。厨房の壁に貼られた紙や、協力会社の手元にある発注書が最新かどうかを、番号を見れば確かめられるようにするためです。見積もりの版と台帳の版の番号が帳票ごとにばらばらだと比べられないので、元にした台帳の版を共通の物差しにします。帳票に載せる項目や保存のしかたの決まりは、専門家に確かめてください。

変更は台帳で直し、どの帳票を出し直すかを一覧で見せる

人数や料理が変わったときは、帳票を一枚ずつ直すのではなく、台帳を1か所直して、出し直しが要る帳票をシステムに一覧で出させます。発行の記録に元にした台帳の版を持たせてあれば、台帳より古い版のままの帳票を機械的に見つけられます。担当者が反映先を思い出す運用だと、変更が重なる最後の打ち合わせの時期ほど漏れやすくなります。

次の表は、よくある変更がどの帳票に届くかの例です。人数と卓数はたとえの数字です。

場面1. 人数が増える

人数を台帳で80名から82名に直すと、大人の人数を数量の元にする品目がまとめて変わります。システムは、見積書と、人数を元にする品目の発注書、料理の数の入った宴会指示書を「出し直しが要る」と示します。卓数が同じでも、卓ごとの席数が変わるので、席の配置は確かめ直します。

場面2. 人数が減り、卓数も変わる

卓数が変わると、影響は人数より広がります。卓上装花の数、配置図、サービスの配置まで動くからです。そのため、数量の元は人数と卓数を別々に持ちます。サービスの人数が変わる場合は、シフトと配置の記事の持ち場ごとの必要人数にもつなげます。

場面3. 料理のコースを変える

コースの変更は、品目の入れ替えです。見積書では古いコースの行を消して上書きせず、新しい版で入れ替えて、変更の理由を残します。厨房への指示とメニュー表の文面が同じ品目のマスタから出ていれば、見積書と料理名が違うという食い違いが起きません。

場面4. 金額が変わらない変更

アレルギーの対応の追加は、金額が変わらなくても、厨房とサービスには必ず届けなければならない変更です。金額の変化だけを見て出し直しを判断すると、この種の変更が抜けます。出し直しの判断は、金額ではなく、台帳のどの項目が変わったかで行います。

請求書を発行した後の変更は、差額で出す

請求書を発行した後に人数や品目が変わったら、発行済みの請求書を書き換えず、見積もりを新しい版で確定し直して、差額を追加の請求か減額の調整として出します。手順は入金管理の記事の残金の請求の節に書きました。協力会社へは、版と差分を送って受け取りの返事をもらいます。お客様の希望で決まった変更は、打ち合わせ進行管理の記事の「変更あり」の状態にひも付けておくと、なぜ変わったかを後から説明できます。

帳票ごとの担当と確定のタイミングは、最終人数の締めを軸に決める

帳票ごとの担当と確定のタイミングは、最終人数の締めを全帳票に共通の節目にして決めます。節目が帳票ごとに別々だと、見積書は確定したのに厨房の数は古い、といったずれが起きるからです。何日前にするかは式場の決まりと協力会社の準備の日数で決まるので、次の表は順番の例です。

最終人数の締めを過ぎた変更は、台帳を直せることと、現場が受けられることが別の話になります。仕入れや印刷が進んでいると、数字は直せても料理や品物が間に合わないことがあるからです。締めの後の変更は、厨房と協力会社が受けられるかを確かめてから、責任者が承認して台帳を直す順番にします。締め切りの逆算は打ち合わせ進行管理の記事と協力会社への発注の記事を参考にしてください。

婚礼と一般宴会は同じ台帳に載せ、帳票の形を分ける

ホテルや宴会場で婚礼と一般宴会の両方を受ける場合は、宴会場と日付を同じ台帳に載せ、帳票の形だけを種類ごとに分けます。宴会予約の台帳と婚礼の台帳を別にすると、宴会場の空きを2か所で見ることになり、料理の集計も日ごとに合わせ直す手間が残るからです。

婚礼と一般宴会では、変更の多さと相手が違います。婚礼は打ち合わせが長く続いて見積もりの版が増え、一般宴会は幹事や法人が相手で、請求先や過去の利用の記録が要ります。項目は共通にして、婚礼だけに使う項目（打ち合わせの決定事項、ゲストの一覧など）を足す形にすると、一覧の帳票を一つの数え方で出せます。宴会場を押さえる部分は宴会場の仮押さえの記事に書きました。

紙・Excelから移すときは、見積書と請求書から始める

紙やExcelの帳票をシステムへ移すときは、数字の合否を確かめやすい見積書と請求書から始め、発注書、進行表（宴会指示書）の順に広げます。金額は過去の帳票と比べて合っているかをはっきり判断できますが、指示の文言や配置は現場の慣れが大きく、最初に変えると混乱するからです。

手順1. 今の帳票をすべて集め、項目の表を作る

見積書から請求書まで、各部署が使っている紙やファイルをすべて集めます。行に項目、列に帳票を置いた表を作り、同じ項目がいくつの帳票に手で書かれているかを数えます。部署ごとに作っている私的なExcelも、この段階で出してもらいます。

手順2. 品目と宴会場と部署の呼び方をそろえる

帳票ごとに品名が違うと、台帳の1行にまとまりません。品目のマスタを作り、数量の元と出す帳票を埋めます。宴会場、部署、協力会社の名前もここでそろえます。

手順3. 過去の施行で見積書と請求書を出し、紙と比べる

過去の施行を数件選び、人数と品目を台帳に入れて、見積書と請求書を出します。実際に渡した紙と合計が合うかを比べ、合わない所は計算の順番か品目の抜けを直します。

手順4. 発注書を協力会社ごとに出す

品目の明細から、協力会社ごとに束ねた発注書を出します。協力会社によってメールやファイルの受け取り方が違うので、形式を変える前に確かめます。品目ごとの締め切りも、ここで入れます。

手順5. 進行表（宴会指示書）を今の形に近づけて出す

現場が見慣れた形に近いまま、数字だけを台帳から取る形で出します。厨房やサービスでは紙で使う場面が残ることもあるので、印刷して読めるかを実際の持ち場で確かめます。スマホでの共有は、印刷の版が回り始めてから進行表の共有の記事の順で足します。

手順6. 切り替えの日を決め、古いひな形を閉じる

新しく成約した組からシステムで作り、進行中の組は施行まで今の帳票で続けるなど、範囲を区切ります。切り替えた帳票のExcelのひな形は、共有の場所から外します。残しておくと、急ぎのときに古い形で作られることがあります。

既製品で足りるか、作るかは、帳票の見た目より数字のつながりで決める

既製の婚礼宴会システムの帳票で足りるかは、帳票の見た目ではなく、台帳の数字が帳票までつながっているかで判断します。見た目の違いは調整や慣れで埋まりますが、数字のつながりが無いと、手で写す作業がそのまま残るからです。製品の選び方の全体は予約管理システムの選び方の記事に、業務改善の順番は予約管理システムで業務改善する記事にまとめました。帳票については次の5点を確かめます。

既製品で足りるのは、この5点が埋まり、違うのが帳票の見た目だけの場合です。社内の帳票は業務のほうを合わせ、お客様に渡す見積書と請求書だけ形を調整すれば、手間を抑えられます。

5点のうち足りないのが宴会指示書のような一部の帳票だけなら、既製品の台帳はそのまま使い、書き出したデータから足りない帳票だけを作る方法があります。作ることを考えるのは、数量のつながりや版の記録のように台帳そのものの作りが合わず、毎回手で写す作業が残る場合です。今のExcelの形をそっくり再現することを目的にすると、作ったのに転記が減らないことがあるので、目的は同じ数字が1か所から出ることに置きます。

よくある失敗

婚礼宴会システムを入れたのに帳票の数字が合わない原因になりやすい、5つの失敗です。

失敗1. 出力した帳票を手で直す

ExcelやPDFに出した後で数字を直すと、台帳と帳票が別のものになります。次に出し直したときに、直した内容が消えます。直したくなったら台帳に戻る決まりにし、台帳で表せない内容があれば、項目が足りない印として記録します。

失敗2. 帳票ごとに品名を持つ

見積書は「お祝いのコース」、厨房は料理の仕込みの名前、のように品名が別々だと、台帳の1行につながりません。お客様に見せる名前と社内の名前が違うこと自体はかまわないので、1つの品目に両方の名前を持たせます。

失敗3. 締めの節目を帳票ごとに持つ

見積書の人数の締めと厨房の人数の締めが別の日だと、どちらかの数字が古くなりやすくなります。最終人数の締めを1つ決め、人数の数字は全部の帳票がそれに従うようにします。

失敗4. 金額の変更だけを追いかける

金額に関わる変更だけを反映の対象にすると、アレルギーの対応や配置の変更のような、金額が変わらない変更が現場に届きません。配慮の事項は当日の事故につながりやすいので、金額とは別に追います。

失敗5. 帳票の使われ方を見ずに画面だけで設計する

画面で確かめられても、厨房やサービスが紙で受け取っている帳票は、印刷すると読めないことがあります。文字の大きさ、1枚に入る行数、版の番号の位置は、実際の持ち場で印刷して確かめます。

導入前のチェックリスト

システムを選ぶ前や作り始める前に、次の項目を確かめます。

• 今使っている帳票を、部署の私的なExcelまで含めてすべて集めた
• 同じ項目がいくつの帳票に手で書かれているかを表にした
• 一件の施行に1つの番号を付け、帳票がすべてその番号につながる形にした
• 人数と卓数を別の項目にし、区分（大人・お子様など）を決めた
• 品目のマスタに、数量の元、お客様向けの単価、発注の単価、担当の部署を入れた
• 品目ごとに、どの帳票に出すかを決めた
• 帳票ごとに出す項目と出さない項目を表にし、画面の権限とそろえた
• すべての帳票に版の番号と発行の日時を印字する形にした
• 発行の記録に、元にした台帳の版と渡した相手を残す形にした
• 台帳より古い版のままの帳票を一覧で見られるようにした
• 人数の増減、卓数の変更、コースの変更、金額が変わらない変更の4つを試し、反映先を確かめた
• 帳票ごとの作る人・確かめる人・確定のタイミングを決めた
• 最終人数の締めの後の変更を、だれが承認するかを決めた
• 過去の施行で4つの帳票を出し、実際の紙と数字を比べた
• 進行表（宴会指示書）を印刷し、厨房とサービスの持ち場で読めるかを確かめた
• 切り替えの日と、古いExcelのひな形を閉じる日を決めた

自社でやる場合と、任せる場合

自社で進める場合は、帳票を横断して見られる支配人か責任者と、品目のマスタと出す帳票を埋める現場の担当、帳票の出力と版の記録を組める開発の担当が要ります。帳票を集めて呼び方をそろえる作業はどの進め方でも現場でしかできず、ここを省くと、後の手戻りが増えます。使い始めた後も、品目や協力会社が変わるたびにマスタを直す手間が続きます。

任せる場合、株式会社bundlyzeでは、業務で使うシステムの要件定義と開発、公開後の保守運用まで一続きで引き受けています。帳票の項目の整理から、既製品の書き出しで足りない帳票を足す部分、台帳と帳票を新しく作る部分まで、必要な所を受け持ちます。大阪・兵庫を中心とした関西の事業者の方とお仕事をしています。高知や沖縄など遠方の方のご相談は、オンラインでもお受けしています。相談の入口はシステム開発の紹介（bundlyze）です。帳票の話が式場の仕事全体のどこに当たるかは結婚式場の業種別ガイドに、集客の側から順に見たいときは結婚式場の集客をWebで進める順番の記事にまとめています。

この記事の表、確定の順番、移す順番は、この記事で決めた進め方で、公式の資料が示した手順ではありません。自社の帳票と決まりに合わせて読み替えてください。