ジムの会員規約・利用規約を改定するときの同意の取り直しと記録の仕組み。定型約款の変更、会員への通知、規約の版の管理

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読み手として考えているのは、ジム・スタジオで規約の見直しを任された運営の方と、会員のデータを扱う仕組みの開発者です。入会の時点での同意の取り方は「入会の手続きをオンラインで完結させる記事」に、紙の申込書や同意書を電子にする手順は「申込書・同意書を電子化する記事」に書いたので、ここでは在籍中の会員の規約を変える場面だけを扱います。規約の条項が有効かどうかの判断はしません。

株式会社bundlyzeでは店舗の業態を問わず、さまざまな業種で使う予約管理システムづくりを、企画を立てるところから運用が回り始めた後まで受け持ってきました。この記事も、会員の記録と予約・決済がひとつにつながった仕組みを前提にしています。

会員規約の改定は、条項ごとに「周知で足りる」か「同意を取り直す」かを分けて始める

規約の改定でいちばん先に決めるのは、変える条項ごとに、周知だけで進めるのか、会員一人ずつの同意を取り直すのかの区分です。区分によって、通知の文面、仕組みの動き、記録する項目がすべて変わります。

全会員に一律の文面で適用する会員規約は、民法でいう定型約款に当たることが多く、その変更にも決まりがあります。民法548条の4第1項では、規約を準備した側が、次のどちらかに当たる場合に、個別の合意なしに規約を変更できるとしています。

• 1号：変更が、相手方の一般の利益に適合するとき
• 2号：変更が契約をした目的に反せず、変更の必要性、変更後の内容の相当性、変更することがある旨の定めの有無と内容、その他の事情に照らして合理的なとき

ジムの規約の改定でよくある変更を、区分の考え方の例として並べます。最終的な区分は、改定の文面を見ながら弁護士と確かめてください。

迷ったものを同意の取り直しの側に寄せると手間は増えますが、後から「合理的とは言えなかった」となったときの影響を小さくできます。仕組みの側では、どちらの区分になっても動けるように作っておきます。

規約は版番号・効力発生日・全文を確定させ、古い版も消さずに残す

規約の版の管理は、版ごとに全文を確定させて残し、確定した後は書き換えない、という1つの決まりに尽きます。サイトの規約ページを直接書き換える運用だと、ある会員が入会したときにどの文面だったのかを示せなくなります。

版ごとに持つ項目は次のとおりです。

変更点の要約は、通知や画面で会員に見せる文の元になります。全文の差分を機械的に出すだけでは、会員には何が変わったのかが伝わりにくいため、条項ごとに「前」「後」「理由」を短く書いた表を、版と一緒に確定させておきます。

民法548条の3では、契約の前や、契約から相当の期間内に会員から求められたときは、規約の内容を遅滞なく示すことが定められています（書面や電子データで規約をすでに渡している場合を除きます）。過去の版も、会員が自分が同意した版を見られるよう、会員のページから開ける場所に置いておくと、問い合わせへの対応が早くなります。

改定の周知は、効力発生日より前に、掲示と会員ごとの通知の記録をそろえて行う

周知は、効力発生日より前に、サイトへの掲示と会員一人ずつへの通知の両方で行い、通知を送った記録を会員ごとに残します。掲示だけでは、会員がいつ知り得たかを後から示しにくいからです。

民法548条の4第2項は、規約を変更するときは効力発生日を定め、変更する旨、変更後の内容、効力発生日を、インターネットなどの適切な方法で周知することを求めています。さらに第3項では、2号（合理性）による変更は、効力発生日が来るまでに周知しなければ効力を生じないとしています。周知の開始から効力発生日までに置く期間の長さは条文に書かれていないため、変更の重さに応じて店舗の側で決め、専門家と確かめます。

メールが届かなかった会員は一覧にして、来店時に受付で案内するなど、別の経路で知らせる手順を用意しておきます。退会の予約が入っている会員や休会中の会員にも、効力発生日の時点で契約が続いているなら、同じように知らせます。

同意を取り直すときは、次のログイン・予約・来店の時点で新しい版への同意を求める

同意の取り直しは、会員がふだん使う場面の入口で、新しい版の変更点の要約と全文を見せ、同意のボタンを押してもらう形にします。メールで「同意する」リンクを送るだけだと、押さないまま効力発生日を迎える会員が多く残ります。

同意を求める入口の例と、それぞれの注意点です。

1. 会員ページやアプリへのログイン：ログインの直後に変更点の要約を見せ、全文へのリンクを添える
2. 予約の操作：予約を確定する前に1回だけ求める。毎回出さないよう、同意済みの会員には表示しない
3. 受付での来店：店頭の端末で、本人が自分の画面から同意する。スタッフが代わりに押さない
4. メールのリンク：上の3つで会えない会員のために、本人だけが開けるリンクを送る

同意しない会員の扱いは、告知の前に決めて、告知の文面にも書きます。旧規約のまま続けるのか、効力発生日で退会の手続きを案内するのかで、仕組みの動きが変わります。同意がないことを理由に予約や決済を自動で止める作りは影響が大きいため、止めるかどうか、止めるならいつからかを、店舗の責任者と専門家で先に決めます。

効力発生日を過ぎても同意していない会員は、一覧で見られるようにしておきます。人数と、最後に通知した日、来店の予定を並べると、受付で声をかける順番を決められます。

同意の記録は、会員と規約の版をつなぐ1行として追記だけにする

同意の記録は、会員の情報に「規約同意済み」の印を付けるのではなく、会員と規約の版をつなぐ1行を、同意のたびに追記していく形で持ちます。印を上書きする作りでは、どの版にいつ同意したかの履歴が消えるからです。

この形にしておくと、「この会員はいまどの版で契約しているか」は、その会員の最新の同意の行を見れば分かり、「改定の時点で何人が同意済みか」も版番号で数えられます。周知のみの改定では同意の行は増えませんが、通知の記録と効力発生日から、どの版が適用されているかを導けるようにしておきます。

月会費や解約の条件が変わるなら、決済と予約の設定を効力発生日にそろえて切り替える

月会費、解約の締め日、休会の扱い、予約の取り消しの締め切りのように、仕組みの設定に直結する変更は、効力発生日に設定が切り替わるよう前もって予約しておきます。規約は変わったのに決済の金額が古いまま、という食い違いは、会員の信頼を大きく損ないます。

設定ごとに「効力発生日より前に入った申出や予約を、どちらの規約で扱うか」を決めておくと、境目の日の問い合わせに迷わず答えられます。設定の切り替えは、効力発生日の当日に人が手で行うより、日時を指定して切り替わるようにしておき、当日の朝に確かめる手順にするほうが確実です。

消費者契約法10条と個人情報の利用目的の変更にも目を通す

規約の改定では、定型約款の決まりのほかに、消費者契約法10条と、個人情報保護法の利用目的の決まりにも目を通します。どちらも、規約の文面を変えれば済むとは限らない点に関わります。

消費者契約法10条は、法令の規定と比べて消費者の権利を制限したり義務を重くしたりする条項で、信義則に反して消費者の利益を一方的に害するものを無効としています。民法548条の2第2項にも、相手方の利益を一方的に害すると認められる条項は合意しなかったものとみなす、という似た決まりがあります。改定で事業者に有利な条項を加えるときは、同意を取り直したとしても有効とは限らないため、専門家の確認を先に済ませます。

会員規約と一緒にプライバシーポリシーも改定し、会員の情報の使いみちを変える場合は、個人情報保護法の決まりも関わります。17条2項では、利用目的の変更は、変更前の目的と関連があると合理的に認められる範囲を超えてはならないとされ、21条3項では、変更した利用目的を本人に通知するか公表することが求められています。範囲を超える変更になるなら、規約の改定とは別に、本人の同意を得る手順が要ります。

改定の告知から効力発生日の翌日までの段取り

ここまでの内容を、改定の準備から効力発生日の翌日までの順に並べます。

1. 変える条項を洗い出し、条項ごとに周知のみか同意の取り直しかを区分する（専門家と確かめる）
2. 新しい版の全文と、条項ごとの変更点の要約を確定する
3. 同意しない会員の扱いと、境目の日の申出や予約をどちらの規約で扱うかを決める
4. 決済と予約の設定を、効力発生日に切り替わるよう予約する
5. サイトに掲示し、会員ごとに通知を送り、送信の記録を確かめる
6. 届かなかった会員と、同意の取り直しが済んでいない会員を一覧にし、受付で案内する
7. 効力発生日の朝に、設定が切り替わったことと、新しい版が表示されていることを確かめる
8. 翌日に、同意の状況と問い合わせの内容をまとめ、次の改定のために残す

規約の版、会員への通知、同意の記録、決済と予約の設定がそれぞれ別の場所にあると、改定のたびに手作業の突き合わせが発生します。

自社でやる場合と、任せる場合

自社で進める場合は、条項ごとの区分と文面を決める店舗の責任者と、それを確かめる弁護士などの専門家に加えて、規約の版の保存、会員ごとの通知と送信の記録、同意の入口の表示、決済と予約の設定の切り替えを扱える人が要ります。効力発生日の前後には、届かなかった会員や同意が済んでいない会員の一覧を受付と共有し、当日の朝に設定の切り替わりを確かめる手間もかかります。こうした作業を誰がいつやるかを、告知の前に決めておきます。

任せる場合、株式会社bundlyzeでは、冒頭に書いたとおり予約管理の仕組みを企画から運用まで受け持ってきた経験をもとに、規約の版と同意の記録、通知の記録を会員の記録につなぐ仕組みの開発をお受けしています。入会や体験の申込みの入口になるホームページやLPの制作もお受けしています。条項の区分や有効性の判断は扱わず、専門家が確かめた内容を仕組みに落とし込む部分を受け持ちます。大阪・兵庫を中心とした関西のほか、遠方のご相談もオンラインでお受けしています。会員の記録と予約・決済を一つの仕組みにつないで、改定を安全に回せる形にしたい場合は、会員管理を含む業務システムの開発のページからご相談ください。

出典（一次情報）

根拠にした条文は2026年10月3日に確認しました。条文は e-Gov 法令検索の法令APIで本文を取得して読みました。条文は改正されることがあるので、規約を改定する前にもう一度リンク先で読み直してください。

• e-Gov法令検索「民法」：548条の2（定型約款の合意、第2項）、548条の3（定型約款の内容の表示）、548条の4（定型約款の変更）
• 消費者契約法の10条（e-Gov法令検索）：消費者の利益を一方的に害する条項の無効
• e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」：17条2項（利用目的の変更の範囲）、21条3項（変更した利用目的の通知・公表）