RFPのテンプレートと書き方中小企業のシステム発注

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この記事は、社員が1〜50人ほどの会社の社長や事務の担当者が、業務システム、公式LINEとつながる予約や顧客の仕組み、Webサイトのどれかを外部に頼もうとしていて、何社かに提案を出してもらう前に読むことを想定しています。例には、リフォーム会社、パーソナルジム・整体院、結婚式場の3つを使い、会社名や細かい事情はすべて架空です。相手が決まった後の要件定義書の書き方は、要件定義書の書き方の記事に分けて書いています。Webサイトの制作で、頼む前に社内で決めておくこと（更新する人や写真の用意）は、ホームページ制作を依頼する前に社内で決めておくことにまとめています。

RFPは、要件定義書とも見積依頼とも役目が違う

RFP（Request for Proposal、提案依頼書）は、外部の会社に「この困りごとをどう解決するか」の提案を出してもらうための文書です。似た文書が2つあり、どの段階で使うかで分かれます。

もう1つ、RFI（Request for Information、資料提供依頼）という言葉も出てきます。デジタル庁の実践ガイドブック（DS-120）では、RFIは要件定義のために事業者から情報を集めるやり方として説明されています。「どんな作り方があるか」をまず知りたい段階ならRFI、頼む先を選ぶ段階ならRFPと考えると分けやすくなります。

見積依頼は、たとえば「この仕様のWebサイトの更新作業を、月に何回」のように、中身がもう決まっているときに使います。業務システムやLINEとつながる仕組みのように、どう作るかを相手に考えてもらいたいときは、見積依頼だけでは足りず、RFPで困りごとから伝えます。

中小企業でRFPを作ったほうがよいのは、次のどれかに当てはまるときです。

• 2社以上に声をかけて、提案を比べたい
• 何を作ればよいか自社では決めきれず、作り方から提案してほしい
• 社長と現場など、社内で選ぶ人が複数いて、同じ物差しで比べたい
• 今の業者から別の会社へ乗り換えることを考えていて、引き継ぎの条件を伝えたい

反対に、1社に絞って相談すると決めていて、作るものもほぼ決まっているなら、RFPを作り込むより、そのまま打ち合わせで要件を詰めたほうが早く進みます。

RFPのテンプレート（15項目と記入例）

下の15項目が、この記事のテンプレートです。デジタル庁のDS-100は、国が総合評価落札方式で調達するときに提案依頼書に書く事項を、原則として「ＲＦＰの内容」「提案手続」「評価基準」「審査手法」の4つとしています。国の大きな調達向けの決まりなので、中小企業にそのまま当てはまるわけではありませんが、この4つが抜けないように、困りごとや範囲など発注する側の事情を足して15項目にしました。そのまま文書に写し、各項目の記入例を自社の内容に書き換えて使います。記入例は、リフォーム会社（社員12人）が、紙とExcelで回している問い合わせから現地調査、見積、工事までの管理を1つの仕組みにまとめたい場面で書いています。

パーソナルジム・整体院や結婚式場なら、記入例は次のように変わります。項目は同じで、中身だけが変わります。

背景・目的・今の業務と困りごとは、提案の前提になる

最初の3項目は、提案する側が「何を解決すればよいか」を読み取る場所です。ここが薄いと、どの会社も機能の一覧だけで提案を作り、比べる材料が値段しか残りません。

• 背景には、きっかけを1〜2文で書きます。「担当者が辞めて、Excelの管理が回らなくなった」「予約の問い合わせが増えて電話を取りきれない」のような事情で十分です
• 目的は、機能ではなく、終わった後の状態で書きます。「予約システムを入れる」ではなく「体験の予約を、営業時間外でも取りこぼさない」のように書くと、提案の幅が広がります
• 今の業務と困りごとは、手順を順番に書き、困っている手順に印を付けます。手順の表の作り方は要件定義書の記事の業務フローが参考になりますが、RFPの段階では、細かい例外までは要りません

困りごとには、できれば「どのくらい起きているか」を添えます。「月に何件か、折り返しを忘れている」程度の書き方で構いません。

範囲と範囲外は、同じ重さで書く

範囲を書くときは、頼まないことも並べて書きます。範囲外を書かないと、提案する会社ごとに含めるものが変わり、費用の差が「中身の差」なのか「範囲の差」なのか分からなくなります。

迷うものは、「範囲にするか未定」として別に書き、提案の中で意見をもらいます。Webサイトの作り直しとシステムを同時に頼むかどうかのように、大きく分かれるものは、分けた場合と合わせた場合の両方で提案してもらう書き方もあります。

使う人と台数、今あるデータと移し方は、数の目安で書く

使う人と今あるデータは、作る量と移行の手間を見積もる材料になります。正確な数でなくても、目安があれば提案の精度が上がります。

• 使う人は、役割ごとに人数と端末を書きます。「事務2人（パソコン）、トレーナー5人（スマホ）、社長（スマホで見るだけ）」のように、見るだけの人も分けて書きます
• 今あるデータは、置き場所、形式、量の目安を書きます。「Excelの顧客台帳1つ、約3,000行」「Googleスプレッドシートの予約表、店舗ごとに1枚」のような書き方です
• 移し方は、全部移すのか、一部だけか、自社で整えてから渡せるかを書きます。重複や表記の揺れが多いことが分かっていれば、それも書いておきます

データの見本を付けるときは、列の見出しだけを残し、中身を架空の値に置き換えます。この点は、下の「送るときに伏せること」で詳しく書きます。

つなぐものと、必須・できればを分けて書く

外部の仕組みとのつながりは、費用と期間を大きく左右します。今使っているサービスを、名前と使い方の両方で書きます。

そのうえで、機能や条件を「必須」と「できれば」に分けて書きます。全部を必須にすると、提案はどれも大きく高くなり、比べる意味が薄れます。目安として、「これがないと今より悪くなる」ものだけを必須にします。

会社サイトの関連ページ公式LINEの運用と構築

予算は、金額より「幅」と「含めるもの」で書く

予算の欄は、空けるより、幅か上限の形で書いたほうが提案がそろいます。予算が書かれていないと、提案する会社は規模を推測するしかなく、大きな案と小さな案が混ざって比べにくくなります。

書き方は、次の3点をそろえます。

• 初期と月々を分ける。 作るときの費用と、使い始めてから毎月かかる費用（サーバー、保守、外部サービスの利用料など）を別の欄にする。DS-120も、作るときの費用だけでなく運用の費用まで含めて見ることが大切だとしている
• 幅か上限で書く。 「この幅の中で」「上限はここまで」のどちらかにし、幅の中で必須だけの案と、できればまで入れた案を分けて出してもらう
• 含めるものを書く。 データの移行、操作の説明、公開後の修正の期間、外部サービスの利用料を予算に含めるかを明記する

社内で予算が決まっていない場合は、「未定。必須だけの案と、できればまで入れた案の2つで、費用の内訳を出してほしい」と書きます。決まっていないことを決まっていないと書くほうが、それらしい数字を置くより誤解が少なくなります。

時期は、使い始めたい日と動かせない日を分けて書く

時期の欄には、使い始めたい時期だけでなく、切り替えを避けたい時期も書きます。業種ごとに忙しい時期があり、そこに切り替えが重なると、現場が新しい仕組みを覚える余裕がありません。

• リフォーム会社なら、問い合わせが増える時期を避けて、切り替えと操作の練習の期間を取る
• パーソナルジム・整体院なら、入会の多い時期の前に予約の仕組みを動かしておく
• 結婚式場なら、フェアの多い週末を避け、予約の受付を止めない切り替え方を提案してもらう

「この日までに必ず」という日がある場合は、その理由も添えます。理由が分かると、提案する側は「全部をその日までに」ではなく「必須だけを先に」という段階の分け方を出せます。

提案に入れてほしいものは、形をそろえて頼む

提案の中身は、項目と形を指定しておくと、届いた後に比べやすくなります。指定がないと、ある会社は機能の一覧だけ、別の会社は費用の総額だけ、という出し方になります。

費用の内訳は、表の列（項目、内容、初期か月々か、金額）をこちらで決めて渡すと、各社の数字を同じ表に並べられます。

作業計画の案を求めるのは、デジタル庁の実践ガイドブック（DS-120）が、提案書だけでは相手が本当にやり切れるかを判断しにくく、具体的な作業計画の案を出してもらって見ることが効果的だとしているためです。小さな案件でも、作業の順番が具体的に書けているかどうかで、こちらの事情をどこまで読み込んでいるかが見えます。

質問の受付と、提出の形と期限は、全社に同じ条件で示す

RFPを渡した後に届く質問と、その回答は、全社で同じ情報を持つように扱います。1社だけに詳しく答えると、その会社の提案だけが前提の違うものになります。

• 質問の受付：受付の方法（メールなど）と締め切りを書く
• 回答の共有：届いた質問と回答は、質問した会社の名前を伏せて、全社に同じ文面で送る
• 提出の形：ファイルの形式（PDFなど）、ページ数の目安、提出先を書く
• 期限：提出の期限と、その後の提案説明の日程の候補を書く
• 選んだ後の連絡：結果をいつごろ、どの方法で知らせるかを書く。選ばなかった会社にも連絡する

期限は、提案する側が質問をして回答を受け取ってから、提案を作れるだけの時間を取ります。国の調達のルールであるDS-100でも、提案に重要な影響がある回答は、関係するすべての事業者に知らせることとされています。

選び方の基準は、先に決めて採点表にしておく

選び方の基準は、RFPに書いたうえで、届く前に採点表にしておきます。提案を読んでから基準を決めると、印象の強い提案に合わせて基準が動いてしまいます。

下の表は、5つの観点に重みを付けた採点表の例です。重みは会社ごとに決めます。

重みは均等にせず、今回いちばん重く見る観点に多く配ります。DS-120でも、評価の配点は前もって決めること、均等に配るのではなく重視する事項に厚く配ることが勧められています。また、DS-100は、最低限の要求事項を合否の判断に使う考え方を示しています。これにならい、8の「必須」を満たしていない提案は、点を付ける前に外しておきます。

各社の欄には1〜5の点を入れ、重みを掛けて足します。合計点だけで決めず、点が大きく分かれた観点を見返し、そこを提案説明で確かめます。採点は、社長と現場の担当者など2人以上が別々に付け、後で突き合わせると、1人の印象に寄りません。

費用は、総額の差より、内訳の中で「何が入っていないか」の差を先に見ます。安く見える提案に、データの移行や公開後の修正が含まれていないことがあります。

提案説明では、書かれていないことを聞く

提案説明（プレゼン）は、資料に書いてあることを読み上げてもらう場ではなく、書かれていないことを聞く場です。どの会社にも同じ質問をして、採点表の欄を埋めます。説明には、実際に担当する予定の責任者に出てもらうよう頼んでおきます。DS-100も、責任者となる予定の人による提案のプレゼンテーションと質疑応答を、審査手法の例に挙げています。

• 3の困りごとのうち、いちばん難しいと見ているのはどれで、なぜか
• この提案で、こちらが準備しなければならないことと、その量は
• 公開の後、最初の1か月に起きやすい問い合わせは何で、どう対応するか
• 担当者が替わったときの引き継ぎは、どうしているか
• 必須だけの案から、できればを後から足すと、作り直しになる部分はあるか
• 作ったもののデータを、別の仕組みへ移したくなったときに、どの形で取り出せるか
• 公式LINEや決済など、外部のサービスの仕様が変わったとき、誰が気づいて直すか

答えを聞いて「その場で決められない」と言われた点は、後日の回答として受け取り、全社の条件がそろっているかを確かめます。

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送るときに伏せること

RFPは社外に渡す文書なので、送る前に中身を見直します。ここでは実務の範囲だけを書きます。

• 実際のお客様のデータを貼らない。 顧客台帳や予約表の見本は、列の見出しだけを残して、中身を架空の値に置き換える
• 画面や帳票のスクリーンショットを確かめる。 お客様の名前、電話番号、住所、LINEの表示名が写っていないかを見る
• パスワードやアカウントの情報を書かない。 今使っているサービスは名前だけを書き、ログインの情報は契約の後に必要な分だけを渡す
• 売上や利益の数字は、要るものだけにする。 規模を伝えるには、件数や人数の目安で足りることが多い
• 社内の人の評価や事情を書かない。 「担当者が辞めた」までは書いてよいが、個人の事情までは書かない
• 扱いのお願いを添える。 資料は提案の検討だけに使い、選ばれなかった場合は破棄してほしい旨を、RFPの最後に書く

秘密保持の取り決めを交わすかどうかや、その中身については、必要に応じて専門家に確認してください。

RFPのテンプレートを、表計算とドキュメントに分けて使う

上の15項目は、1つの文書にそのまま写せますが、表計算とドキュメントに分けると、作るのも比べるのも楽になります。分け方の例は次のとおりです。

ドキュメントの見出しは、15項目の番号と名前をそのまま使います。表計算の各シートには、ドキュメントのどの項目の表なのかを1行目に書いておくと、渡された側が迷いません。表紙には、版、作成日、作った人、窓口を書きます。

やってはいけないこと

RFPでよく起きる失敗は、書く量の多さより、書き方の偏りから起きます。

• 機能の一覧だけを並べる。 困りごとが書かれていないと、提案は機能の数と値段の比べ合いになる
• 全部を必須にする。 提案がどれも大きくなり、何を削れるかの判断ができない
• 会社ごとに違う資料や説明を渡す。 前提がそろわず、比べられなくなる
• 1社の質問への回答を、その会社にだけ返す。 全社に同じ文面で共有する
• 提案を読んでから選び方の基準を決める。 基準は届く前に採点表にしておく
• 費用の総額だけで決める。 内訳と「含まれないもの」を先に見る
• 実際のお客様のデータをそのまま付ける。 見本は架空の値に置き換える

送る前のチェックリスト

RFPを書き上げたら、送る前に次の項目を確かめます。

• 目的が、機能ではなく「終わった後の状態」で書かれている
• 困りごとが、今の業務の手順と結びついている
• 範囲と範囲外の両方が書かれ、迷うものは「未定」として分けてある
• 使う人の役割、人数、端末が書かれている
• 今あるデータの置き場所、形式、量の目安が書かれている
• つなぐもの（公式LINE、決済、会計ソフト、Webサイト）が、今の使い方とともに書かれている
• 必須とできればが分かれ、必須が絞られている
• 予算が、初期と月々に分けて、幅か上限で書かれ、含めるものが明記されている
• 使い始めたい時期と、切り替えを避けたい時期が書かれている
• 提案に入れてほしいもの（体制、進め方、保守、費用の内訳の形）が指定されている
• 質問の締め切りと、回答を全社に共有することが書かれている
• 提出の形、提出先、期限、提案説明の日程の候補が書かれている
• 選び方の基準が書かれ、採点表ができている
• 実際のお客様のデータ、パスワード、個人の事情が入っていない
• 全社に同じ版を送る準備ができている

自社でやる場合と、任せる場合

自社でRFPを作る場合は、困りごとを知っている現場の担当者と、範囲・必須・予算を決める責任者、各社とのやり取りを1か所で受ける窓口の3つの役目が要ります。いちばん時間がかかるのは、今の業務の手順を書き出して困りごとに印を付けるところと、必須を絞るための社内の話し合いです。提案が届いた後も、質問の回答の共有と採点の突き合わせに手間がかかるので、窓口の担当者の時間を先に確保しておきます。

任せる場合、株式会社bundlyzeでは、業務システムやWebサイトの開発を受託しています。RFPを受け取って提案する側として、ご相談をお受けします。大阪・兵庫を中心とした関西のほか、遠方のご相談もオンラインでお受けしています。入口はシステム開発のページです。

出典（一次情報）

確認日はどれも2026年11月12日です。どれも国の情報システムの調達のための文書で、この記事では、中小企業の発注に置き換えられる考え方だけを使っています。

• デジタル庁「デジタル社会推進標準ガイドライン」：DS-100とDS-120の掲載ページ（最終更新日 2026年10月13日）
• デジタル庁「DS-100 デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン」（PDF、2026年6月12日）：第3編第6章「調達」。提案依頼書に書く事項（ＲＦＰの内容、提案手続、評価基準、審査手法）、最低限の要求事項を合否の基礎にすること、責任者となる予定の人によるプレゼンテーションと質疑応答、提案に重要な影響がある回答を関係するすべての事業者に知らせること
• デジタル庁「DS-120 デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン実践ガイドブック」（PDF、2026年6月12日）：第3編第5章のRFI（資料提供依頼）の説明、第3編第6章「提案依頼書の内容を工夫する」の、具体的な作業計画の案を求めること、配点を前もって決めて重視する事項に厚く配ること、運用の費用まで含めて見ること

RFQ（見積依頼）の呼び方と使い分け、15項目の分け方、採点表の観点と重み、提案説明で聞くことは、上の資料をもとにこの記事で中小企業向けに組み立てたもので、公的な資料にこの形で書かれているものではありません。