ホームページ制作を依頼する前に社内で決めておくこと。更新する人、写真の用意、問い合わせの受け方、公開後の数字の見方を、制作会社の側から見た順で

この記事の結論：ホームページ制作を依頼する前に社内で決めておくことは、デザインの好みより「役割」です。①制作会社とやり取りする窓口と、最後に決める人、②公開後に何をどの頻度で更新する人、③写真を撮る・集める人と、その写真を使ってよい範囲、④問い合わせが届く先と、返事をする人と期限、⑤公開後に数字を見る人と、見る日、の5つが決まっていれば、制作は止まりにくくなり、公開した後も放置されません。制作する側から見ると、作業が止まりやすいのは技術の場面より、社内で誰が決めるかがはっきりしない場面です。

この記事は、これからホームページ制作を外部に頼もうとしている中小企業の経営者や担当者に向けて、社内で先に決めておくと進めやすいことを、制作する側の立場から整理したものです。どんな人に向けたサイトにするか、何を伝えるかといった中身の決め方や、制作会社の選び方は扱わず、社内の分担と運用の決めごとに絞ります。

ホームページ制作を依頼する前に決めるのは「誰が」の5つ

ホームページ制作を依頼する前に社内で決めておくことは、窓口、更新、写真、問い合わせ、数字の5つの担当です。どれも制作が始まってから決めようとすると、その時点で作業が止まります。

5つすべてを別の人にする必要はありません。小さな会社なら経営者1人が兼ねることもありますが、その場合も「兼ねている」と決めておくことが大事です。

窓口と最後に決める人を分け、確認の期限を決めておく

制作会社とやり取りする窓口の人と、最後に決める人が別なら、その2人を最初に制作会社へ伝え、確認を返す期限も決めておきます。確認の往復が長引くことは、制作の期間が延びるよくある原因の一つです。

制作の途中で社内の確認が必要になる場面は、だいたい次の4回です。

1. 構成（どのページに何を載せるか）の確認
2. 原稿の確認
3. デザインの確認
4. 公開前の最終確認

窓口の担当者が各回の確認をまとめ、最後に決める人が「これで進める」と返す、という流れを決めておきます。最後に決める人が最終確認の段階で初めて全体を見ると、構成から直したくなることがあり、その手戻りは大きくなります。各回で一度は目を通してもらうのが安全です。

更新する人は、名前と頻度と「更新しないもの」まで決める

公開後に更新する人は、担当者の名前と、何をどのくらいの頻度で更新するかまで決めます。ここが決まると、制作会社は更新の仕組みを「その人が迷わない画面」に合わせて作れます。

「更新しないもの」を決めておくことも大事です。全部を社内で直せるようにすると、更新の画面が複雑になり、結局だれも触らなくなります。社内で更新するものだけを入力欄にし、それ以外は制作会社に頼む、と線を引いた更新の画面の作り方は、社員が更新できるCMSの設計の記事で詳しく書いています。

更新に使うアカウントは、担当者個人ではなく役割ごとに作るか、少なくとも退職や異動のときに誰が引き継ぐかを決めておきます。

写真は、撮る・借りる・買うを分けて、使ってよい範囲を記録する

写真は、新しく撮るもの、手元にあるものを使うもの、素材サイトから買うもの、の3つに分け、写真ごとに「誰が写っているか」と「使ってよい範囲」を記録してから制作会社に渡します。あとから使えない写真だったと分かると、差し替えでページ全体の見え方が変わることがあります。

撮影する場合は、どのページのどこに使うかを先に決めてから撮ると、撮り漏れが減ります。たとえば「代表あいさつに使う顔写真」「事務所の入口」「作業中の手元」のように、使う場所の一覧を撮影の前に作っておきます。

問い合わせの受け方は、届く先と返す人と返す期限を決める

問い合わせの受け方は、フォームの通知が届くアドレス、返事をする人、返事をするまでの期限の3つを決めます。フォームを作るのは制作会社ですが、届いた後の動きは社内でしか決められません。

自動返信のメールがお客様に届かないと、問い合わせた人は「送れたのか」と不安になります。Gmailのメール送信者のガイドラインは、Gmailのアカウントにメールを送るすべての送信者に、送信元ドメインのSPFまたはDKIMの認証などを求めています。自社のドメインから自動返信を送るなら、ドメインの設定を管理している人が誰かを、制作会社に伝えておきます。

フォームで受け取る名前やメールアドレスは個人情報です。個人情報保護法第21条第2項は、本人から直接書面（電磁的記録を含む）で個人情報を取得する場合、あらかじめ利用目的を明示することを求めています。フォームの近くに利用目的を示すか、プライバシーポリシーへ移れるリンクを置くことを、社内で用意する文面と一緒に決めておきます。

公開後の数字は、見る人と見る日と「見た後に決めること」を先に決める

公開後の数字は、何を見るかより先に、誰が、いつ見て、見た結果で何を決めるかを決めておきます。計測の設定は制作会社ができますが、数字を見て次の手を決めるのは社内の仕事です。

問い合わせの送信のような重要な行動は、Googleアナリティクスでキーイベントとして数えられます。一方で、検索の数字を見るサーチコンソールは権限がいくつかに分かれ、フルユーザーや制限付きユーザー、確認済みの所有者、委任された所有者があり、所有者だけがユーザーの追加や削除を行えます。制作会社が設定する場合でも、所有者は自社のアカウントにしておくと、制作会社が変わっても数字を見続けられます。

数字を見る日は、月に1回など決まった日にし、経営者と現場の責任者が一緒に見る形にすると、「見たけれど何も決まらない」を防げます。

制作会社に渡す「社内の決めごと」を1枚の表にする

ここまでの決めごとは、1枚の表にまとめて最初の打ち合わせで制作会社に渡します。決まっていない項目は空欄のままで構いません。空欄があることが分かれば、制作会社は「いつまでに決めるか」を工程に組み込めます。

株式会社bundlyzeでは制作そのものと並行して、外部のWeb責任者という立場で戦略づくりから実行、分析までを担うWEB戦略代行にも取り組んでおり、この表の空欄を一緒に埋めるところからご相談をお受けしています。制作の流れと範囲はWebサイト制作の案内ページで確かめられます。

参照したヘルプと法令（2026年10月3日、すべて閲覧済み）

• Gmail ヘルプ：送信者向けのガイドライン すべての送信者に適用される要件
• e-Gov法令検索：個人情報保護法 第21条第2項
• アナリティクス ヘルプ「キーイベントについて」
• Search Console ユーザーと権限のヘルプ 権限の種類